[Excel] Regeln zum Erstellen von Listen

[Klaus-Dieter]

In der Onlinehilfe von Excel habe ich vor längerer Zeit die folgenden Regeln gefunden. Wenn die beachtet werden, treten viele Probleme gar nicht erst auf.

Richtlinien zum Erstellen einer Liste in einem Arbeitsblatt.
Microsoft Excel bietet Ihnen eine Anzahl von Funktionen, die das Verwalten und Analysieren von Daten in einer Liste erleichtern. Um diese Funktionen nutzen zu können, gehen Sie bei der Eingabe der Daten in eine Liste folgendermaßen vor.

Verwenden Sie nur eine Liste pro Arbeitsblatt.
Beschränken Sie sich auf eine Liste pro Arbeitsblatt, da einige Listenverwaltungsfunktionen, z. B. das Filtern, nicht auf mehrere Listen gleichzeitig angewendet werden können.

Ordnen Sie ähnliche Elemente in einer Spalte an.
Legen Sie die Liste so an, dass alle Zeilen innerhalb einer Spalte ähnliche Elemente enthalten.

Legen Sie einen Abstand zwischen der Liste und den anderen Elementen fest.
Lassen Sie zwischen der Liste und anderen Daten im Arbeitsblatt mindestens eine Spalte und eine Zeile leer. Auf diese Weise kann Excel die Liste leichter erkennen und markieren, wenn Sie Daten sortieren und filtern oder automatisch errechnete Teilergebnisse einfügen.

Ordnen Sie wichtige Daten oberhalb oder unterhalb der Liste an.
Ordnen Sie wichtige Daten nicht links oder rechts neben der Liste an, da die Daten beim Filtern der Liste möglicherweise verdeckt werden.

Blenden Sie Zeilen und Spalten ein.
Vergewissern Sie sich, dass alle ausgeblendeten Zeilen und Spalten wieder eingeblendet werden, bevor Sie an der Liste Änderungen vornehmen. Werden die Zeilen und Spalten in einer Liste nicht angezeigt, besteht das Risiko, dass Daten versehentlich gelöscht werden könnten.

Verwenden Sie formatierte Spaltenbeschriftungen.
Erstellen Sie Spaltenbeschriftungen in der ersten Zeile einer Liste. Excel verwendet die Beschriftungen zur Berichterstellung und zum Auffinden und Strukturieren von Daten. Verwenden Sie für die Spaltenbeschriftung eine Schriftart, eine Ausrichtung, ein Format, einen Rahmen oder ein Format für die Groß-/Kleinschreibung, das sich von dem der Daten in der Liste unterscheidet. Formatieren Sie die Zellen als Text, bevor Sie die Spaltenbeschriftungen eingeben.

Verwenden Sie Zellrahmen.
Wenn Sie die Beschriftungen von den Daten trennen möchten, verwenden Sie Zellrahmen, um Linien unterhalb der Beschriftungen einzufügen und keine Leerzeilen oder gestrichelten Linien.

Vermeiden Sie leere Zeilen und Spalten.
Vermeiden Sie leere Zeilen und Spalten innerhalb der Liste, um Excel das Erkennen und Markieren der Liste zu erleichtern.

Geben Sie keine Leerzeichen am Anfang oder am Ende eines Eintrags ein.
Zusätzliche Leerzeichen am Anfang und am Ende einer Zelle wirken sich nachteilig auf Sortier- und Suchvorgänge aus. Stattdessen können Sie dem Text in einer Zelle einen Einzug zuweisen.

Erweiterung der Listenformatierung und -formeln.
Wenn Sie neue Zeilen mit Daten am Ende einer Liste hinzufügen, werden von Excel auf die neuen Zeilen konsistente Formatierungen und Formeln übertragen. Damit ein Format erweitert wird, müssen drei von fünf vorangegangenen Zellen dasselbe Format verwenden. Damit eine Formel erweitert wird, müssen alle vorangegangenen Formeln konsistent sein.