Hallo,
viele User, auch solche die Excel intensiv nutzen, haben sich noch nie mit Pivottabellen beschäftigt, obwohl es sich dabei um ein sehr mächtiges und flexibles Auswertungsinstrument handelt.
Im folgenden möchte ich anhand einer kleinen Datentabelle
aufzeigen welche Auswertungsmöglichkeiten die Pivottabelle (PT) bietet, gerade wenn solch eine Tabelle im Laufe der Zeit ständig ergänzt wird und auch mehrere Jahre und Tausende von Zeilen umfassen kann.
Die folgende Beschreibung bezieht sich auf das von mir genutzte Excel 2010 - bei früheren und späteren Excelversionen kann es Abweichungen geben.
Damit die PT erkennt dass der Datenbereich dynamisch ist wird zunächst diese Liste in eine Tabelle umgewandelt.
Dazu wird eine Zelle in der Datentabelle markiert - Menü Einfügen - Tabelle - Tabelle hat Überschriften anhaken - Ok. Aufgrund dieser kleinen Vorarbeit ist es später möglich die PT auf Knopfdruck über den Button 'Aktualisieren' auf den neuesten Stand zu bringen.
Um die PT zu erstellen markiert man eine Zelle in der Datentabelle - Menü Einfügen - PivotTable. Im Fenster 'Pivot Table erstellen' ist als Datenquelle bereits die 'Tabelle1' eingetragen. Im unteren Bereich des Fensters legt man fest ob die PT in einem neuen oder im vorhandenen Arbeitsblatt erzeugt wird.
Auf der rechten Seite bietet Excel danach eine PivotTable-Feldliste an, in der die Felder aus der Überschriftszeile der Datentabelle aufgeführt sind.
In unserem Beispiel wären das jetzt die Felder Datum, Kategorie, Betrag und Unterkategorie.
Durch Ziehen dieser Felder in die einzelnen Bereiche wird die PT erstellt.
Das Feld Datum wird in die Zeilenbeschriftung gezogen. Das Feld Kategorie kommt in die Spaltenbeschriftung und das Feld Betrag in Werte.
Da uns die monatliche Zusammenfassung interessiert muss jetzt noch das Datum entsprechend angepasst werden.
Dazu markiert man in der PT eine Datumszelle - rechte Maus - Gruppieren und wähle jetzt Monate und/oder Jahre aus und klicke auf OK. Sollte beim Gruppieren die Fehlermeldung 'Kann den markierten Bereich nicht gruppieren' auftauchen, dann liegt die Ursache darin, dass in der Datumspalte, neben der Überschrift in Zeile 1, noch irgendwo ein weiterer Text in einer Zelle vorhanden ist.
Das Ergebnis sollte jetzt etwa so aussehen:
und bietet einen schnellen Überblick sowohl über die monatlichen Summen der einzelnen Kategorien als auch über die aufgelaufene Summe (Gesamtergebnis).
Auch die Über- oder Unterdeckung im einzelnen Monat kann man hier auf einen Blick erkennen.
Mit der PT kann man auch sehr schnell die Darstellungsform ändern:
In diesem Fall wurde einfach das Feld Kategorie in die Zeilenbeschriftung und das Feld Datum in die Spaltenbeschriftung gezogen.
Wer grafische Auswertungen bevorzugt kann aus dieser PT, über die PivotTable-Tools, die automatisch eingeblendet werden wenn eine Zelle in einer PT markiert wird, ein PivotChart erstellen.
Diese Auswertungen könnte man natürlich auch auf dem Formelweg erledigen, aber aus der obigen Beschreibung dürfte deutlich geworden sein, dass man mit der PT auf schnelle und effektive Art und Weise die gewünschten Ergebnisse erzielen kann.
Dieser Beitrag ist nur als kleiner Appetitanreger gedacht - die PT kann wesentlich mehr und kommt auch mit deutlich anspruchsvolleren Tabellen und Aufgabenstellungen klar.
Experimentiert einfach ein wenig mit der angehängten Beispielsdatei. Im Zweifel kann man die PT einfach löschen (das hat überhaupt keine Auswirkung auf die eigentliche Datentabelle) und mit ein paar Mausklicks von vorne anfangen.
Viel Spass.
viele User, auch solche die Excel intensiv nutzen, haben sich noch nie mit Pivottabellen beschäftigt, obwohl es sich dabei um ein sehr mächtiges und flexibles Auswertungsinstrument handelt.
Im folgenden möchte ich anhand einer kleinen Datentabelle
| Arbeitsblatt mit dem Namen 'Kontobewegungen' | ||||
| A | B | C | D | |
| 1 | Datum | Kategorie | Betrag | Unterkategorie |
| 2 | 03.02.2014 | Gehalt | 1.800,00 | |
| 3 | 05.02.2014 | Miete | -500,00 | |
| 4 | 07.02.2014 | Versicherung | -200,00 | Leben |
| 5 | 08.02.2014 | Versicherung | -200,00 | Kranken |
| 6 | 10.02.2014 | Kleidung | -150,00 | |
| 7 | 02.03.2014 | Gehalt | 1.850,00 | |
| 8 | 05.03.2014 | Miete | -500,00 | |
| Diese Tabelle wurde mit Tab2Html (v2.4.1) erstellt. ©Gerd alias Bamberg |
aufzeigen welche Auswertungsmöglichkeiten die Pivottabelle (PT) bietet, gerade wenn solch eine Tabelle im Laufe der Zeit ständig ergänzt wird und auch mehrere Jahre und Tausende von Zeilen umfassen kann.
Die folgende Beschreibung bezieht sich auf das von mir genutzte Excel 2010 - bei früheren und späteren Excelversionen kann es Abweichungen geben.
Damit die PT erkennt dass der Datenbereich dynamisch ist wird zunächst diese Liste in eine Tabelle umgewandelt.
Dazu wird eine Zelle in der Datentabelle markiert - Menü Einfügen - Tabelle - Tabelle hat Überschriften anhaken - Ok. Aufgrund dieser kleinen Vorarbeit ist es später möglich die PT auf Knopfdruck über den Button 'Aktualisieren' auf den neuesten Stand zu bringen.
Um die PT zu erstellen markiert man eine Zelle in der Datentabelle - Menü Einfügen - PivotTable. Im Fenster 'Pivot Table erstellen' ist als Datenquelle bereits die 'Tabelle1' eingetragen. Im unteren Bereich des Fensters legt man fest ob die PT in einem neuen oder im vorhandenen Arbeitsblatt erzeugt wird.
Auf der rechten Seite bietet Excel danach eine PivotTable-Feldliste an, in der die Felder aus der Überschriftszeile der Datentabelle aufgeführt sind.
In unserem Beispiel wären das jetzt die Felder Datum, Kategorie, Betrag und Unterkategorie.
Durch Ziehen dieser Felder in die einzelnen Bereiche wird die PT erstellt.
Das Feld Datum wird in die Zeilenbeschriftung gezogen. Das Feld Kategorie kommt in die Spaltenbeschriftung und das Feld Betrag in Werte.
Da uns die monatliche Zusammenfassung interessiert muss jetzt noch das Datum entsprechend angepasst werden.
Dazu markiert man in der PT eine Datumszelle - rechte Maus - Gruppieren und wähle jetzt Monate und/oder Jahre aus und klicke auf OK. Sollte beim Gruppieren die Fehlermeldung 'Kann den markierten Bereich nicht gruppieren' auftauchen, dann liegt die Ursache darin, dass in der Datumspalte, neben der Überschrift in Zeile 1, noch irgendwo ein weiterer Text in einer Zelle vorhanden ist.
Das Ergebnis sollte jetzt etwa so aussehen:
| Arbeitsblatt mit dem Namen 'Tabelle6' | ||||||
| A | B | C | D | E | F | |
| 2 | ||||||
| 3 | Summe von Betrag | Spaltenbeschriftungen | ||||
| 4 | Zeilenbeschriftungen | Gehalt | Kleidung | Miete | Versicherung | Gesamtergebnis |
| 5 | 2014 | |||||
| 6 | Feb | 1.800,00 | -150,00 | -500,00 | -400,00 | 750,00 |
| 7 | Mrz | 1.850,00 | -500,00 | 1.350,00 | ||
| 8 | Gesamtergebnis | 3.650,00 | -150,00 | -1.000,00 | -400,00 | 2.100,00 |
| 9 | ||||||
| Diese Tabelle wurde mit Tab2Html (v2.4.1) erstellt. ©Gerd alias Bamberg |
und bietet einen schnellen Überblick sowohl über die monatlichen Summen der einzelnen Kategorien als auch über die aufgelaufene Summe (Gesamtergebnis).
Auch die Über- oder Unterdeckung im einzelnen Monat kann man hier auf einen Blick erkennen.
Mit der PT kann man auch sehr schnell die Darstellungsform ändern:
| Arbeitsblatt mit dem Namen 'Tabelle6' | ||||
| A | B | C | D | |
| 3 | Summe von Betrag | Spaltenbeschriftungen | ||
| 4 | Zeilenbeschriftungen | Feb | Mrz | Gesamtergebnis |
| 5 | 2014 | |||
| 6 | Gehalt | 1.800,00 | 1.850,00 | 3.650,00 |
| 7 | Kleidung | -150,00 | -150,00 | |
| 8 | Miete | -500,00 | -500,00 | -1.000,00 |
| 9 | Versicherung | -400,00 | -400,00 | |
| 10 | Gesamtergebnis | 750,00 | 1.350,00 | 2.100,00 |
| Diese Tabelle wurde mit Tab2Html (v2.4.1) erstellt. ©Gerd alias Bamberg |
In diesem Fall wurde einfach das Feld Kategorie in die Zeilenbeschriftung und das Feld Datum in die Spaltenbeschriftung gezogen.
Wer grafische Auswertungen bevorzugt kann aus dieser PT, über die PivotTable-Tools, die automatisch eingeblendet werden wenn eine Zelle in einer PT markiert wird, ein PivotChart erstellen.
Diese Auswertungen könnte man natürlich auch auf dem Formelweg erledigen, aber aus der obigen Beschreibung dürfte deutlich geworden sein, dass man mit der PT auf schnelle und effektive Art und Weise die gewünschten Ergebnisse erzielen kann.
Dieser Beitrag ist nur als kleiner Appetitanreger gedacht - die PT kann wesentlich mehr und kommt auch mit deutlich anspruchsvolleren Tabellen und Aufgabenstellungen klar.
Experimentiert einfach ein wenig mit der angehängten Beispielsdatei. Im Zweifel kann man die PT einfach löschen (das hat überhaupt keine Auswirkung auf die eigentliche Datentabelle) und mit ein paar Mausklicks von vorne anfangen.
Viel Spass.
Gruß
Peter
Peter
