Aufbau eines CRM-Sheets - Hilfe & Tipps gesucht

[JustSomeone2020]

Hallo und guten Morgen liebe Community,

ich bin auf das interessante Forum gestoßen und würde mich über Tipps & Tricks von Euch freuen bzgl. der Umsetzung eines Vorhabens. Ich habe gemerkt, dass ich in Excel eher rudimentäre Kenntnisse habe, die ich aber gerne im Laufe der kommenden Zeit gerne verbessern möchte. Daher freue ich mich über Tipps und Tricks und vielleicht einen Hinweis, was alles so möglich ist. Konkret geht es um ein Vorhaben in meiner Firma. Wir sprechen regelmäßig mit Kunden. Bislang haben wir dies Ergebnisse der Gespräche per Email an die Kollegen weitergegeben, was es aber bei regelmäßigen Telefonaten schon schwer macht nachzuvollziehen. Es gibt noch kein zentrales CRM-System im Haus und ich möchte gerne zumindest über ein Excel-Sheet gerne dafür sorgen, dass jeder, der einen Kunden mal am Telefon hat, relativ schnell und ohne großes Gesuche nachvollziehen kann, was Stand der Dinge ist oder was letztes Mal besprochen wurde. Ich würde gerne eine Lösung realisieren, die übersichtlich bleibt. Manchmal sprechen wir einmal pro Woche mit dem Kunden, manchmal auch zweimal und ich weiss nicht genau, wie ich das alles festhalten kann, ohne dass das Sheet sofort von der Übersichtlichkeit aus dem Ruder läuft. Vor allem wird das wohl nicht ohne VBA-Kenntnisse gehen, oder?

Meine Idee wäre eigentlich,

a) entweder immer nur ein Datum zu hinterlegen, vielleicht mit einem Steuerelement daneben, wo man Informationen zum Gesprächsinhalt an diesem Datum bekommt und das wieder zuklicken könnte, oder
b) die Tabelle so übersichtlich zu halten, dass "sichtbar" nur Name, Firma, Ansprechpartner etc stehen und dann vielleicht ein Button Fachliches/Inhalt und man dann in einen Bereich kommt, der evtl. nach Datum sortiert ist oder sortiert werden kann, mit weiteren Tabellenangaben oder Freitext, in einem verborgenen Reiter oder in einem anderen Sheet

Wäre so etwas grundsätzlich in Excel möglich und wenn ja, mit welchem Aufwand dahinter? Ich habe die Befürchtung, wenn ich es "plump" mache, also immer sichtbar ein Datum und ein Text/Informationen, dass die Tabelle ja aus allen Nähten platzt, bzw. total unübersichtlich wird nach bereits wenigen Wochen.

Ich hoffe ich konnte das Problem einigermaßen schildern und es ist nachvollziehbar, bzw. ich bin auch richtig damit.

Vielen herzlichen Dank im Voraus, ein schönes Wochenende für Euch.

Andy

[wisch]

Auf einfache Art mit Excel ein CRM-System nachbauen zu wollen, ist schon ein sehr ambitioniertes Unterfangen, das vermutlich von vornherein zum scheitern verurteilt ist.

zu allererst müsstest du ein Pflichtenheft haben, in dem alle Anforderungen an das zukünftige CRM-System beschrieben sind. Dann würdest du vermutlich recht schnell feststellen, dass du dazu eine Datenbank benötigst un es somit besser mit Access realisierst.

Du solltest aber auf jeden Fall mal wissen, um wie viele Kunden es geht, wie viele Mitarbeiter erfassend/auswertend mit dem CRM-System arbeiten sollen und welche Informationen abgelegt werden sollen. Verbale Kontaktbeschreibungen können sich zwar gut lesen lassen, sind i.d.R. aber kaum geeignet um Analysen durchzuführen.

[JustSomeone2020]

Vielen Dank für Deine schnelle Antwort. 

Da das Haus vermutlich auf mittlere Sicht ein CRM System anschaffen wird, soll es kein komplexes CRM System werden, es sollen auch keine Analysen durchgeführt werden. Ich möchte lediglich etwas aufbauen, das besser ist, als die bisherige Lösung. Also mehr oder weniger Gesprächsinhalte ablegen und pflegen. Von Access und Datenbanken habe ich tatsächlich noch weniger Ahnung, damit bräuchte ich jetzt nicht anzufangen. Ich suche eine Lösung, die nun erstmal genügt um es zumindest etwas zu professionalisieren. Die Inhalte sollten sich doch mit Excel aber in einem schaffbaren Rahmen festhalten lassen, ohne dass das "Hauptbild" bzw. die Haupttabelle total unübersichtlich werden, oder? Können Steuerelemente wie Boxen etc. nur Makros aufzeichnen? Meine Idee war halt, dass es einen Button Historie gibt und dann da steht z.B. 18.11. Telefonat, Gesprochen über, passt derzeit nicht, weil, oder Interesse.... 16.11. findet die Idee gut, kann aber das momentan nicht umsetzen, weil.....Für Auswertungen haben wir interne Systeme, es geht ausschließlich um Informationsbereitstellung.

Viele Grüße

/Update, ich habe gerade mal gegoogelt, vielleicht ist Access generell von Anfang an auch für kleinere Anforderungen die bessere Lösung, muss mich da mal etwas einarbeiten, gibt sicher auch viele Youtube-Videos dazu.

[wisch]

Hallo,

ich habe gerade einmal einen anderen Ansatz erfolgreich getestet.

Dazu habe ich Kundenbesuchsprotokolle mit Word erfasst und als PDF gespeichert. Dabei muss dann der Dokumentenname die Kundennummer enthalten.

Dann habe ich in Excel in einer neuen Mappe ein Eingabefeld für eine Kundennummer (Zeile 1 = Titel, Zeile 2 = Kundennummer) angelegt und diese Auswahl mit Power Query als Verbindung geladen.

Dann habe ich eine Power Query Abfrage angelegt, mit der ich aus einem Ordner PDF-Dokumente importiere, den Dateinamen zerlege, um die Kundennummern zu erhalten, danach den Contennt expandiere und einemn Merge mit der Ersten Abfrage durchführe. Im Ergebnis habe ich dann alle Kontakte zum ausgewählten Kunden chronologisch (Auf/abseigend wie gewünscht) in einer Excelliste.

Das Haar in der Suppe ist dabei nur, dass zwar seit Excel 2016 Power Query immer on Board ist. aber der Import von PDF-Dokumenten wird erst seit diesem Sommer durch ein Update meiner O365-Installation unterstützt.

Das könnte ich im Monenbt auch nicht bei meinem Arbeitgeber realisieren, der zwar seit einigen Jahren auch O365 im Einsatz hat, aber verfügbare Updates in etwa mit einer 12-monatigen Verzögerung zur Installation bereitgestellt werden.

Der Charme dieser Variante ist allerdings, dass Kontaktergebnisse mit Word recht elegant erfasst werden können und Excel Power Query dann Ruckzuck die des ausgewählten Kunden anzeigt.

[shift-del]

Moin

Da ich mir unter CRM Sheet nichts vorstellen konnte habe ich das mal gegoogelt.
Auf der ersten Seite gibt es direkt mehrere Treffer mit dem Begriff "Template".

[schauan]

Hallöchen,

ich könnte mir vorstellen, das ein datenbankbasiertes System besser geeignet wäre. Zum einen betrifft das die besseren Multiuserfähigkeiten, Sicherheit und Zugriffssteuerung, zum anderen insbesondere die zu erwartende Datenmenge bezüglich der Gesprächserfassung. Du hast ja bei wisch schon gelesen, dass er die Protokolle in Word erfasst und als pdf ablegt. In Excel würde ich dann maximal eine Übersicht führen, ggf. mit Verlinkung der Word- bzw. pdf - Protokolle.
In einer Datenbank könntest Du Texte z.B. in Memofeldern (auch "langer Text") ablegen wo Du kaum Beschränkungen hinsichtlich der Textinhalte hast. Darüber hinaus hast Du auch die Möglichkeit, Anlagen zu importieren ...
Wenn Du googlest, schaue auch mal nach Access CRM, da gibt es bei Heise ein freies Template.

[JustSomeone2020]

Hallo und guten Morgen!

Ich möchte mich ganz herzlich für Eure Meinungen und Beiträge bedanken, der Ansatz mit PowerQuery ist tatsächlich sehr interessant, da muss ich mich mal etwas tiefer einlesen, aber ich denke, es macht deutlich mehr Sinn, sich mit Access auseinander zu setzen. An dieser Stelle auch vielen Dank für den Hinweis mit dem Heise Template! Viel Erfolg Euch bei Euren Projekten.

Viele Grüße