Datenbank mit Excel erstellen

[CloudySky]

Hallo zusammen,

ich bin noch relativ unbegabt mit Excel, seid bitte gnädig..

Ich beschreibe mal was ich mir vorstelle und hoffe es gibt dafür eine gute Lösung mit Excel.

In unserer Verwaltung haben wir es mit mehreren Personen/Adressen zu tun, diese sind in verschiedenen Gremien (manche in einem, manche auch in mehreren). Ich würde nun gerne eine allumfassende Liste erstellen in der ich alle relevanten Daten unterbringen kann.

Sprich:

Nachname, Vorname, Adresse (aufgeschlüsselt in Straße, Hausnummer, PlZ, Ort, Stadtteil), Gremium

Nun habe ich aber das Problem, das ich gerne nach den Gremien filtern möchte. Sofern die Person nur in einem Gremium aktiv ist, easy. Was aber bei mehreren Gremien, wie löse ich das? Bisher habe ich einfach die Person quasi doppelt aufgenommen. Aber das geht doch sicher auch eleganter?

Zusatzfrage: Könnte man ein Tabellenblatt auch quasi als "Gesamtliste" nehmen und in den anderen Tabellenblättern dann einfach nur Bezüge einfügen? Es geht mir darum dass ich bei einer Änderung möglichst nur in einer Liste ändern möchte, aber auch gerne jeweils einzelne Tabellenblätter mit je einer Übersicht der einzelnen Gremien haben möchte.

Ist das irgendwie umsetzbar?

Ich hoffe es ist einigermaßen verständlich.

Danke schonmal für eure Ideen/Nachfragen.

Liebe Grüße

CloudySky

[{Boris}]

Hi,

stimmt Deine angegebene Excelversion (2016)? Damit ist es ungleich aufwändiger, als wenn Du über die aktuellste Excelversion verfügst.
Gerade bei der Bearbeitung und Auswertung von Listen / Datensätzen / Datenbankähnlichen Strukturen ist Excel 365 den alten Versionen um Längen überlegen.

[shift-del]

Moin

Stichwort: Normalisierung.

Du braucht 3 Tabellen.

Tabelle Personen:
ID - Vorname - Name- Strasse - Hausnummer - PLZ - Ort

Tabelle Gremien:
Gremium

Tabelle Personen in Gremien:
Personen-ID - Gremium

Daraus kannst du dann alle Abfragen ziehen.

[Ralf A]

...auch wenn Excel inzwischen richtig viel kann, ist und bleibt es eine Tabellenkalkulation und ist keine Datenbank. Wenn Du eine Datenbank willst, dann nimm auch eine!
Wobei, wenn es bei dem blweibt, was Du schilderst, reicht Excel normalerweise aus. Allerdings mussst Du Dich um ein paar Dinge, die eine echte DB automatisch erledigt, halt selbst kümmern. Z. Bsp. darum, dass keine redundanten Datensätze möglich sind. Ein Grundwissen an Datenbanktheorie wäre also durchaus von Vorteil.

Nun habe ich aber das Problem, das ich gerne nach den Gremien filtern möchte. Sofern die Person nur in einem Gremium aktiv ist, easy. Was aber bei mehreren Gremien, wie löse ich das? Bisher habe ich einfach die Person quasi doppelt aufgenommen.

Genau dass darf nicht passieren. Das kannst Du umgehen, indem jedes Objekt (Personen, Gremien,...) eine eindeutige ID erhält, die Du als Fremdschlüssel einsetzen kannst, oder... da es ja nur Personen und Gremien gibt, Du in der Personentabelle für jedes Gremium eine eigene Spalte verwendest, die einen true/false Wert aufnimmt. Das wäre m.M.n, für den Anfang die einfachste Lösung.

---

Stichwort: Normalisierung.

Du braucht 3 Tabellen.

Tabelle Personen:
ID - Vorname - Name- Strasse - Hausnummer - PLZ - Ort

Tabelle Gremien:
Gremium

Tabelle Personen in Gremien:
Personen-ID - Gremium

Daraus kannst du dann alle Abfragen ziehen.

Besser so:
Tabelle Personen:
PID - Vorname - Name- Strasse - Hausnummer - PLZ - Ort

Tabelle Gremien:
GID - Gremium

Tabelle Personen in Gremien:
PID - GID - [Mitglied seit - ....]

Dafür gibt es ja die ID's

[Klaus-Dieter]

Hallo zusammen,

bleibt zu erwähnen, dass die Identnummern in Excel nicht eindeutig sind, da sie im Gegensatz zu Access nicht automatisch vom System vergeben werden.

[Warkings]

Hallo zusammen,

bleibt zu erwähnen, dass die Identnummern in Excel nicht eindeutig sind, da sie im Gegensatz zu Access nicht automatisch vom System vergeben werden.

Da  muss jedoch auch darauf hingewiesen werden, dass ein Autonumber-Feld zusätzlich als UNIQUE oder PRIMARY KEY definiert werden muss, um Eindeutigkeit sicherzustellen.

Code:

    DoCmd.SetWarnings (False)
   
    On Error Resume Next
    DoCmd.RunSQL "DROP TABLE tblAutoID"
    On Error GoTo 0
   
    DoCmd.RunSQL "CREATE TABLE tblAutoID (ID COUNTER, SP1 VARCHAR)"
    'DoCmd.RunSQL "ALTER TABLE tblAutoID ADD UNIQUE (ID)"
    'DoCmd.RunSQL "ALTER TABLE tblAutoID ADD PRIMARY KEY (ID) "
    DoCmd.RunSQL "INSERT INTO tblAutoId (SP1) VALUES ('a')"
    DoCmd.RunSQL "INSERT INTO tblAutoId (SP1) VALUES ('b')"
    DoCmd.RunSQL "INSERT INTO tblAutoId (SP1) VALUES ('c')"
    DoCmd.RunSQL "ALTER TABLE tblAutoID ALTER COLUMN ID COUNTER(1,1)"
    DoCmd.RunSQL "INSERT INTO tblAutoId (SP1) VALUES ('a')"
    DoCmd.RunSQL "INSERT INTO tblAutoId (SP1) VALUES ('b')"
    DoCmd.RunSQL "INSERT INTO tblAutoId (SP1) VALUES ('c')"
    DoCmd.SetWarnings (True)

PS  Viele denken fälschlicherweise, dass Autonummern in Access lückenlos fortlaufend sind. Tatsächlich werden gelöschte oder nicht gespeicherte Nummern nicht wiederverwendet. Autonummern als Primary Key sind eine großartige Methode, um sicherzustellen, dass Datensätze eindeutig identifiziert werden; sie dienen nicht zum Zählen von Datensätzen.

[CloudySky]

Auf die Excel-Version habe ich leider keinen Einfluss (bin nur Mitarbeiterin, kein Admin).

Gleiches Problem beim Hinweis: nimm eine Datenbank. Ich kann leider nicht einfach ein neues Programm kaufen. Ich dachte es lässt sich eventuell mit Excel lösen. Die bisherige Lösung sind mehrere Listen (teilweise in Word, teilweise in Excel), getrennt nach Gremien, Gesamtliste, Liste für Serienbriefe, etc. ...

Ich wollte das zusammenführen damit nur eine Liste geändert werden muss bei personellen Wechseln und die Fehlerquelle für alte Datensätze quasi minimiert wird.


Das mit den IDs und drei Tabellen habe ich nicht so ganz verstanden leider. Also grundsätzlich schon, allerdings fehlt mir dann der Zusammenhang, also wie ich daraus alle Abfragen ziehen kann.

Tatsächlich bin ich mittlerweile auch selbst auf die Lösung mit den Spalten für jedes Gremium gekommen. Eventuell reicht mir das auch schon so.. Dazu muss ich die Tabelle mal umbauen/anlegen und das testen.

Danke also für die Antworten!

Beim Rest hab ich leider keine Ahnung wovon ihr redet, weshalb ich darauf nicht antworten kann :D Sorry.

[shift-del]

Das mit den IDs und drei Tabellen habe ich nicht so ganz verstanden leider. Also grundsätzlich schon, allerdings fehlt mir dann der Zusammenhang, also wie ich daraus alle Abfragen ziehen kann.

Wenn du die drei Tabellen mit Musterdaten gefüllt hast und erklärst welche Ergebnisse du erwartest dann man kann dir die Abfragen erstellen.

Beim Rest hab ich leider keine Ahnung wovon ihr redet, weshalb ich darauf nicht antworten kann :D Sorry.

Mein Stichwort von oben war "Normalisierung". Mit Suchmaschinen sollte man da was zu finden.