Euer Schwarmwissen für wiederkehrende Buchungen im Kassenbuch

[Rosa]

Moin Moin aus Flensburg, 

ich bin gerade auf dieses Forum gestoßen auf der Suche nach einer Lösung für mein Logikproblem und gar nicht genau wissend, ob ich das überhaupt mit Exel lösen kann.... Also - vielleicht hat ja der eine oder andere Lust, mir dabei auf die Sprünge zu helfen. Ich hoffe, es gelingt mir, das anschaulich zu beschreiben - so - wird jetzt etwas länger 

Bin neu in meiner Firma eingestiegen und eine meiner Aufgaben ist das Führen eines Kassenbuches via Excel. 

Erfasst werden sollen:

Belege für Lebensmittel, Fahrtkosten, Freizeitaktivitäten, usw. - die an unterschiedlichen Tagen mit unterschiedlichen Beträgen anfallen. (Gemüselieferant, Lebensmittellieferant, etc)

So. Und jetzt kommt das "Problem" bzw. den Vorgang, den ich gern vereinfachen würde: 

Es gibt x Bewohner in der Unterkunft.
Für jeden Bewohner fallen Kosten an, die JEDE Woche anfallen und FIX sind (Taschengeld, Beautygeld, etc.) aber auch Kosten, die wöchentlich VARIABEL sind, d.h. in der einen Woche anfallen, in der nächsten wieder nicht. (Wie z. Abzüge oder Prämien).

Diese wöchentliche Ausgabe wird festgehalten auf EINEM Papierbeleg - je Bewohner - auf dem Datum, Name Bewohner, und zum ankreuzen die jeweiligen Verwendungszwecke wie z.B. 

Taschengeld - fix (jede Woche gleich)
Taschengeld Abzug - variabel
Prämie - variabel
Beautygeld - fix
etc.

angegeben sind. 

Diese Zettel erhalte ich von meiner Kollegin in unsortierter Reihenfolge. 

Ich sortiere diese Belege in einen Ordner und nummeriere die Belege durch.

Jede Ausgabe innerhalb dieses Belegs (Taschengeld, Beautygeld, Abzüge, etc.) erhält eine eigene lfd. Nummer. 
D.h. ich halte je Papierbeleg fest: Datum - Bewohner - und bis zu 5 lfd. Nummern der einzelnen Verwendungszwecke. 

Kann noch wer folgen   

Dann werden die Belege in das Tabellenblatt "Kassenbuch" eingetragen. 

Erfasst werden dann natürlich:

Laufende Nummer (jeden Monat bei 1 beginnend)
Datum
Verwendungszweck
Name des Bewohners
Betrag 

So. Meine Vorgängerin hat nun jede Woche diese unzähligen Buchungen händisch eingegeben, was ein Höllenaufwand ist - da je Bewohner bis ca. 7 Vorgänge gebucht werden müssen. 

Ich hatte gehofft, dass ich mir eine Art Vorlage erstellen kann, um den Arbeitsaufwand zu verringern oder vllt. ein Makro zu schreiben. um die regelmäßig wiederkehrenden Buchungen schneller zu erfassen. 

Konnte ich deutlich machen, worum es geht? Und hat jemand eine Idee, wie ich da vorgehen kann, bzw. ob ich eine Vereinfachung in Excel überhaupt realisieren kann?
  
Ganz herzliche Grüße aus dem hohen Norden 

Rosa

[Klaus-Dieter]

Hallo Rosa,

eventuell kannst einiges an Tipparbeit sparen, wenn due mit Datenüberprüfungen (Gültigkeitsregeln) arbeitest. Für einen konkreten Vorschlag solltest du eine anonymisierte Datei hochladen.

[Rosa]

Lieben Dank, ja, ich bastel da mal was!

[Rosa]

So, ich habe mal eine Beispieldatei erstellt. 

Ist das so verständlich ?  

Liebe Grüße, Rosa

[WillWissen]

Hi Rosa,

mal was generelles: Belegnummern haben fortlaufend zu sein. Jeden Monat wieder bei 1 zu beginnen, dürfte einem Steuerprüfer imho nicht gefallen.

[Rosa]

Jo. Ich weiß das - aber ich werde das System natürlich erst mal so übernehmen, wie es mir mein Chef vorgibt.

[RPP63]

Moin Günter!

mal was generelles: Belegnummern haben fortlaufend zu sein.

Definitiv nicht!

Ich z.B. benutze gerne das Format JJMMTT-00, wobei 00 die lfd. Nummer des Tages ist (und nicht jeder Tag Belege vorzuweisen hat).

Was Du wahrscheinlich meinst, ist, dass sie eindeutig sein müssen.
Schließlich schreibst Du ja auch:

Jeden Monat wieder bei 1 zu beginnen, dürfte einem Steuerprüfer imho nicht gefallen.

Gruß Ralf

[WillWissen]

Moin Ralf,

du hast natürlich recht - war etwas schlampig von mir ausgedrückt.

[schauan]

Hallöchen,

mal wieder was zur Frage.

Du kannst auch mit der simplen Eingabemaske die Eingaben etwas anders ausführen, siehe Bild

Die Eingabe kannst Du, wie Klaus-Dieter schon schrieb, mit der Datengültigkeit vereinfachen. Du kannst Dir für die verschiedenen Spalten unterschiedliche Listen mit möglichen Einträgen erstellen und dann aus diesen Listen auswählen.

Mit einer sogenannten intelligenten Tabelle könntest Du eventuelle Formeln bei neuen Einträgen automatisch mitführen. Das könnten z.B. SVERWEIS Formeln sein, die auf Basis von Inhalten Eintragungen aus einer Liste holen.

Man könnte auch einen Eingabedialog programmieren.

Eventuell kannst Du auch mal nach einem Kassen- oder Haushaltbuch schauen, die Aufgabe ist eventuell im Prinzip auch damit lösbar

   

[Rosa]

Moin nochmal ,

ganz, ganz   lichen Dank für Eure Antworten!

Schauan - ja, an Listen habe ich auch schon gedacht, aber dann muss ich ja immer noch jede Zeile bearbeiten - und zwar Zeilen, die jede Woche gleich sind. Und genau das möchte ich vermeiden. 

[
Bild bitte so als Datei hochladen: Klick mich!
]  lieben Dank für Deine Mühe, ich werde mal schauen, ob ich das hinbekomme, bzw. verstehe, was ich damit bewirken kann...

Ich habe nach Software für Kassenbücher geschaut, habe aber nichts gefunden, das mein Problem löst....