Du könntest in einer Schleife alle x Minuten (Sekunden/Stunden...) per VBA prüfen lassen, ob in einem Ordner eine oder mehrere Dateien vorhanden sind und das "x" dann in deine Tabelle eintragen lassen. Ob Excel dazu das geeignete Programm ist (Ressourcen) musst du testen. Ansonsten mit "externen" Tools den/die Ordner prüfen und in Excel schreiben lassen.
… oder so. Die Formel ziehst Du so weit nach unten, wie Du Dateien erwartest. Ab und Zu drückst Du F9, die Liste in Spalrte A wird aktualisiert und eventuell gibt es andere x in Spalte B.
Arbeitsblatt mit dem Namen 'Tabelle1'
A
B
C
1
1.xlsm
x
1.xlsm
2
20180826_Urlaubskalender_fuer_Forum (1).xlsm
2.xlsm
3
ArrayFormelKopieren.xlsx
4
BeispielReiheGefiltert.xlsm
Name
Bezug
Ordnerinhalt
=DATEIEN("G:\*.xls*")
Zelle
Formel
A1
=INDEX(Ordnerinhalt;ZEILE())
B1
=WENN(ZÄHLENWENN($A$1:$A$4;C1)>0;"x";"")
A2
=INDEX(Ordnerinhalt;ZEILE())
B2
=WENN(ZÄHLENWENN($A$1:$A$4;C2)>0;"x";"")
A3
=INDEX(Ordnerinhalt;ZEILE())
A4
=INDEX(Ordnerinhalt;ZEILE())
Verwendete Systemkomponenten: [Windows (32-bit) NT 10.00] MS Excel 2016
Jetzt musst Du nicht mehr nachsehen. Wenn die Datei einmal geöffnet wurde, erhältst Du eine E-Mail, sobald alle vorgegebenen Dateien in Spalte A gefunden wurden.