Formatierung von in Serienbrief importierten Excel-Daten

[Toni-S]

Hallo Zusammen,
ich verwende Office 2008 für Mac. In meinem Serienbrief habe ich einige Zahlenwerte eingefügt, die sich auf eine Excel-Tabelle beziehen. Alles wäre perfekt, wenn auch die Formatierung der bezogenen Zahlenwerte stimmen würde. Beispiel: Im Excel-Arbeitsblatt sind EUR-Beträge mit 2 Kommastellen und Datumswerte in TT.MM.JJJJ hinterlegt. Word übernimmt die betreffenden Felder ins Serienbriefdokument, verändert aber die Formatierung von 2 Stellen auf 3 bzw. 4 Stellen HINTER dem Komma (EUR 140,0000 oder -90,000). Auch die Datumsfelder haben plötzlich Schrägstriche statt Punkte (TT/MM/JJJJ). Ich finde nirgends eine Möglichkeit, die Formatierung zu ändern. Wo ist sie versteckt?
Ich freue mich auf hilfreiche Beiträge.
Toni-S

[Jockel]

Hallo Toni, wenn ich Serienbriefe verwende mit einer Datenquelle aus Excel heraus (und das mache ich fast ausschließlich), dann füe ich Hilfszellen in der Datenquelle ein, die ich mit dem Format fülle, wie es ausgegeben werden soll. Also beim Datum (ehe ich in Word rumexperimentiere) lasse ich zum Beispiel TEXT(datum;"TT.MM.JJ") ausgeben genuaso bei Währungen oder Ähnlichem.

[Toni-S]

"...dann führe ich Hilfszellen in der Datenquelle ein, die ich mit dem Format fülle, wie es ausgegeben werden soll..."

Vielen Dank, Jockel! Aber so richtig verstehe ich nicht, was du meinst. An welcher Stelle wird die Hilfszelle eingefügt? Vielleicht sollte ich erst mal verstehen, was eine Hilfszelle eigentlich ist. Ich habe in meinem Excel-Sheet natürlich die gewünschten Datenformate in den betreffenden Spalten genauso vorgegeben, wie sie sein sollen (mit Menü "Format/Zellen/Zellen formatieren/Reiter "Zahlen") aber Word macht Unsinn daraus. Könntest du bitte eine Beispieldatei machen? Vielleicht klärt sich dann mein Problem.
Schöne Grüße,
Toni

[Jockel]

Hi Toni, anderesrum wird ein Schuh draus... Poste doch bitte beide Dateien, ich zeig dir, was ich meine... In Excel eine oder mehrere Hilfsspalten einfügen - wo ist egal, aber am besten am Tabellenende (also ganz rechts) mit Text anstatt Zahlen..., weil eben Word "Unsinn" daraus macht

[Toni-S]

Hi Toni, anderesrum wird ein Schuh draus... Poste doch bitte beide Dateien, ich zeig dir, was ich meine... In Excel eine oder mehrere Hilfsspalten einfügen - wo ist egal, aber am besten am Tabellenende (also ganz rechts) mit Text anstatt Zahlen..., weil eben Word "Unsinn" daraus macht

Hallo Jockel,
ich könnte mich jetzt zickig zurückmelden und mit erhobenem Zeigefinger erklären, dass deine Erklärungen sich widersprechen, weil du einmal von "Hilfszellen" einfügen und ein anderes Mal von "Hilfsspalten" schreibst. Aber um ehrlich zu sein, ich verstehe weder, was Hilfszellen noch was Hilfsspalten sind und auch nicht, wie sich die darin befindlichen Formatierungen auf andere im Dokument befindlichen Zellen auswirken können. Ich wollte ursprünglich aus Datenschutzgründen nicht meine "echte" Tabelle posten, daher bat ich dich um eine Beispieldatei. Nachdem sowas aber nicht einfach aus dem Ärmel geschüttelt werden kann, reduzierte ich meine Tabelle und den Serienbrief auf ein Minimum, sodass es kein Problem mehr mit der Veröffentlichung persönlicher Daten mehr gibt. Die jetzt vorliegenden Testdokumente sind hier beigefügt. Die Euro-Beträge sollten 2stellig sein, sind aber 3- und 4-stellig.
Könntest du mir anhand dieser Testdokumente dein Geheimnis mit den Hilfszellen/spalten verraten?
Schönen Wochenanfang,
Toni

[Jockel]

Hallo Jockel,
ich könnte mich jetzt zickig zurückmelden und mit erhobenem Zeigefinger erklären...
Toni

Hallo Toni, das kannst du halten wie ein Dachdecker... ... ob sich meine Aussagen widersprechen oder nicht (was ich nicht glaube)... Schau mal, ob dir das weiter hilft... ... ich finde, das ist die einfachste Art... ... achte mal bitte auf D2 und Hilfsspalte L ..:

Arbeitsblatt mit dem Namen 'Test-Tabelle'
	A	B	C	D	E	F	G	H	I	J	K	L	M
1	Vorname	Nachname	geboren	Alter		50%		20%		2%	Ergebnis	geb.:	Parameter
2	Michaela	Muster	13.01.1963	52	0	0,00	1	-36,00	3	-10,80	133,20	13.01.1963
3													180,00
4													01.07.2015

Zelle	Formel
D2	=TEXT(DATEDIF(C2;M4;"y");"0")
F2	=SUMME($M$3*E2*$F$1)*-1
H2	=WENN(E2=1;0;($M$3*$H$1*G2)*-1)
J2	=WENN(I2=0;0;($M$3*$J$1*I2)*-1)
K2	=SUMME($M$3+F2+H2+J2)
L2	=TEXT(C2;"TT.MM.JJJJ")

Diese Tabelle wurde mit Tab2Html (v2.4.1) erstellt. ©Gerd alias Bamberg

Im Serienbrief beziehst du dich dann auf diese Spalten. Das ganze sieht dann so aus...:

[url=
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[Rabe]

Hi Toni,

ich könnte mich jetzt zickig zurückmelden und mit erhobenem Zeigefinger erklären, dass deine Erklärungen sich widersprechen, weil du einmal von "Hilfszellen" einfügen und ein anderes Mal von "Hilfsspalten" schreibst. Aber um ehrlich zu sein, ich verstehe weder, was Hilfszellen noch was Hilfsspalten sind und auch nicht, wie sich die darin befindlichen Formatierungen auf andere im Dokument befindlichen Zellen auswirken können.

Ich wollte ursprünglich aus Datenschutzgründen nicht meine "echte" Tabelle posten, daher bat ich dich um eine Beispieldatei.

Das ist eben Ansichtssache, wer hier von wem Hilfe will und was dazu benötigt wird. Da Du von uns (Jockel im speziellen gerade) Hilfe bekommen willst, solltest Du dann auch bereit sein, die von den Helfern angeforderten Informationen zur Verfügung zu stellen. Niemand will eine Datei nachbauen oder eine Beispieldatei basteln, die dann doch wieder ganz anders aussieht, als das Original bei Dir. Das hat auch nichts mit "zickig" zu tun, sondern einfach mit Sinnhaftigkeit und Unnötigkeit von Aufwand.

Darum ist es sinnvoll, daß Du (wie Du es ja jetzt getan hast) deine abgespeckte, anonymisierte Datei einstellst. Und wie Du siehst, kommt dann deutlich schneller Hilfe.

Es ist immer sinnvoll, wenn man neu in einem Forum ist, wenigstens die Beiträge zu lesen, die als WICHTIG markiert sind.

zur Erläuterung:
Hilfszellen und weiter Hilfsspalten sind beliebige Zellen/Spalten außerhalb des benutzten Bereichs Deiner eigentlichen Tabelle, die für Hilfsberechnungen/-formatierungen/... benutzt werden können. Manche setzen sie ganz nach rechts an das Ende des Arbeitsblattes, andere mit einem Abstand von ein paar Spalten neben den benutzten Bereich. Damit lassen sich komplexe Formeln aufsplitten und durch Zwischenergebnisse verständlich/nachvollziehbar darstellen. Diese Hilfsspalten können dann auch ausgeblendet werden.

Hier mit (gelb markierten) Hilfszellen/-spalten, also Jörgs Beispiel erweitert. Wie Du an der linksbündigen Ausrichtung siehst, sind es nun keine Zahlen mehr, sondern Text im richtigen Format für Word. Wenn Du Dich im Word-Serienbrief auf diese Spalten (L-P) beziehst und nicht mehr auf die Spalten C, D, F, H, J und K, wird das richtige Fomast mit übernommen.

Test-Tabelle

	A	B	C	D	E	F	G	H	I	J	K	L	M	N	O	P	Q
1	Vorname	Nachname	geboren	Alter		0,5		0,2		0,02	Ergebnis	geb.:	50	20	2	Erg.	Parameter
2	Michaela	Muster	13.01.1963	52	0	0	1	-36	3	-10,8	133,2	13.01.1963	00,00	-36,00	-10,80	133,20
3																	180
4																	01.07.2015

Schriftart wird in dieser Tabelle nicht dargestellt

verwendete Formeln
Zelle	Formel	Bereich	N/A
D2	=TEXT(DATEDIF(C2;Q4;"y");"0")
F2	=SUMME($Q$3*E2*$F$1)*-1
H2	=WENN(E2=1;0;($Q$3*$H$1*G2)*-1)
J2	=WENN(I2=0;0;($Q$3*$J$1*I2)*-1)
K2	=SUMME($Q$3+F2+H2+J2)
L2	=TEXT(C2;"TT.MM.JJJJ")
M2	=TEXT(F2;"###00,00" )
N2	=TEXT(H2;"###00,00" )
O2: P2	=TEXT(J2;"###00,00" )

Füllfarben und Muster
Zelle	Rot	Grün	Blau	Color	Muster	Farbe
A1:K1	255	229	236	15525375
A2: B2, A3: N3, A4: P4, E2, G2, I2, O3:O4, Q2	255	255	255	16777215
C2: D2, F2, H2, J2:K2	226	232	255	16771298
L1: N1, L2: P2, O1:O2	255	255	0	65535
Q1, Q3:Q4	255	255	153	10092543

Zellen mit Füllfarbe automatisch werden nicht dargestellt

Schriftformate
Zelle	Rot	Grün	Blau	Color	Stil	Unterstreichung	Effekte	Durchgestrichen	Schriftart
A1: P1	0	0	0	0	Fett
Q1, Q3	0	0	212	13893632	Fett Kursiv
Q4	0	0	212	13893632	Fett

Zellen mit Schriftformatierung automatisch werden nicht dargestellt

Excel-Inn.de

Hajo-Excel.de

XHTML-Tabelle zur Darstellung in Foren, einschl. der neuen Funktionen ab Version 2007

Add-In-Version 21.07 einschl. 64 Bit

[Jockel]

Hallo, und für die Währungsfelder ..: Da kann man in der Formel (in Excel) DM() umzu setzen... dann passt das...

Arbeitsblatt mit dem Namen 'Test-Tabelle'
	K
1	Ergebnis
2	133,20 €

Zelle	Formel
K2	=DM(SUMME($M$3+F2+H2+J2))

Diese Tabelle wurde mit Tab2Html (v2.4.1) erstellt. ©Gerd alias Bamberg

[Rabe]

Hi Jörg,

Da kann man in der Formel (in Excel) DM() umzu setzen... dann passt das...

stimmt, da werden dann keine Hilfsspalten gebraucht!

[Toni-S]

Hallo Jockel, hallo Rabe!
ganz herzlichen Dank für eure äußerst hilfreichen Beiträge. Jetzt ist mein Word-Frust erst mal verflogen. Das mit den "Hilfs-" Zellen oder meinetwegen auch Spalten verstehe ich es nun. Und zwar ohne  Zuhilfenahme eines Dachdeckers... [img]
Dateiupload bitte im Forum! So geht es: Klick mich!
].
Hab jedem von euch ein "Danke" geklickt.
Schöne Grüße,
Toni