Hilfe für Datenmanagement

[hilldog]

Hallo zusammen, 

ich betreue die Mitgliederkartei eines Vereins mit rund 500 Mitgliedern. Diese Mitglieder gehören jeweils noch verschiedenen regionalen Untergruppen an, wie zum Beispiel Regionalgruppe Hildesheim oder Cottbus.

Aus der zentralen Liste muss ich regelmäßig separate Mitgliederlisten für besagte Untergruppen exportieren. Dies ist relativ mühsam, da die Untergruppen nur bestimmte Informationen aus dem zentralen Datenmanagement erhalten sollen, wie z. B. die E-Mail-Adresse ihrer Mitglieder aber z. B. nicht die privaten Adressen. 

Mein Traum wäre also folgender: 

- ich filtere mein zentrale Liste nach z. B. Regionalgruppe Hildesheim und erhalte 25 Datensätze
- diese Datensätze werden automatisch in ein neues Tabellenblatt kopiert 
- im neuen Tabellenblatt muss ich dann nur noch die überschüssigen Spalten löschen
- sobald eine Person der Regionalgruppe Hildesheim beitritt und ich diesen Datensatz im zentralen Datenmanagement ergänze, wird auch das neue Tabellenblatt automatisch aktualisiert
- Das neue Tabellenblatt muss ich dann immer nur noch separat abspeichern und an die jeweiligen Regionalgruppen schicken

Gibt es dafür eine Funktion? Denk ich das zu einfach/kompliziert und es gibt eine bessere Lösung?

Wäre über Ideen und Hilfe total dankbar. 

Liebe Grüße

[Rumo0815]

... eine Musterdatei wäre hilfreich.
ich würde so etwas wahrscheinlich als Zentrale Liste anlegen, für jede Regionalgruppe ein Tabellenblatt anlegen, das dann via PowerQuery auf dem Laufenden gehalten würde. Den Mail-Versand der aktuellen Liste würde ich mit einem VBA-Makro vom Tabellenblatt der Regionalgruppe aus lösen.

[Warkings]

Abgesehen davon, dass so etwas vielleicht in einer Datenbank wie Access besser aufgehoben wäre, kann man das sicher mit Powerquery umsetzen

[hilldog]

Es funktioniert mit POWER QUERY. Weiß auch nicht, warum ich da nicht vorher drauf gekommen bin. Danke

[HKindler]

Hi,

weil es mich interessiert hat, habe ich mal was gebastelt.
Wenn man die Mitgliederliste als Strg-T-Tabelle anlegt (ohne würde auch gehen), dann könnte eine Formellösung so aussehen:
=SPALTENWAHL(FILTER(Tabelle1;Tabelle1[Untergruppe]=$M$1);XVERGLEICH({"Untergruppe"."ID"."Name"."Vorname"."Mail"};Tabelle1[#Kopfzeilen]))
Der Vorteil dabei: man muss nicht händisch aktualisieren.
Nachteil: zum Verschicken sollte man das Ergebnis kopieren und als Werte wieder einfügen.