Kalender + Klienten Liste

[josen_aka]

Moin & Ahoii, 
ich bin absoluter Neuling was Excel betrifft, hier und da habe ich schon mit Gearbeitet aber eher Rudimentäre Kenntnisse. 
Ich habe eine Frage und hoffe ihr könnt Sie mir Beantworten und mit ggf. eine Lösung geben. Folgendes Problem vor dem ich jetzt Stehe. 

Ich Arbeite in einen ambulanten Pflegedienst, und wir möchten unsere Beratungskunden besser Aufteilen, zur Zeit Läuft das über ein Aktensystem welches in Monaten Aufgeteilt ist. Ich würde diese Akten gerne Abschaffen und eine Digitale Lösung Anbieten, meine Vorstellung ist:
Eine Excel Tabelle -> Monatskalender + Kundenliste <- 
Einen Monatskalender habe ich schon erstellt, nur kann dieser leider nicht Beschrieben werden, da ich sonst die Formel Verändere, von daher wollte ich eine Tabelle mit den zu Besuchenden Klienten Erstellen, die wenn ein Termin gemacht wurde im Kalender erscheinen, oder eine Verknüpfung zum Kalender bzw. zum jeweiligen Tag an den er Besucht werden möchte. 

Also ich hoffe ich konnte es gut Beschreiben, wenn nicht, nun dann werde ich mein bestes geben um es noch einmal zu Probieren. 
Vielen lieben Dank in Voraus für eure Hilfe.

[redeagle56]

Hallo,
ohne eine Tabelle, wie du sie dir vorstellst und eine genaue Beschreibung,
wo was erscheinen soll, ist es sehr schwierig (unmöglich), dir zu helfen.
Entwerfe eine Tabelle mit allem was du schon hast und stelle sie hier zur
Verfügung.
Ich denke, durch etwas Zusammenarbeit , kann dir geholfen werden.

MfG Günter

[Ralf A]

Hi,

is ja schön, wenn Du einen Monatskalender hast. Nur... was nutzt er Dir? Vermutlich wiederholen sich die Termine nach einem bestimmten (aber uns unbekanntem) Schema. Otto kommt jeden Dienstag, 15:00 Uhr für 1 Stunde dran (das ist aber nur selten der 2.Tag im Monat), Max nur jeden 1. Dienstag im Monat, dafür 2 Stunden, und Friedrich täglich alle 2 Stunden von 8 bis 17:00 Uhr für je 30 Minuten, außer Mittags, da braucht er 1 Stunde... Elke, Luise, Emma, Norbert... ???

Das heißt, Du solltest Dir in 1. Linie Gedanken darüber machen, wie was bei Euch organisiert wird und dann eine entsprechende Datenstruktur schaffen. 
Wenn Du das hast, dann kannst Du das hier vorstellen und gern nochmal nachfragen... Doch bis dahin bleibt Deine Anfrage ein Ratespiel, auf das wohl die Wenigsten wirklich Lust haben. Oder.... Ihr beauftragt einen Dienstleister... dann seid Ihr auf der sicheren (und schnelleren) Seite. Denn so trivial, wie es zu sein scheint, ist es ganz sicher nicht.

[shift-del]

Einen Monatskalender habe ich schon erstellt, nur kann dieser leider nicht Beschrieben werden, da ich sonst die Formel Verändere, von daher wollte ich eine Tabelle mit den zu Besuchenden Klienten Erstellen, die wenn ein Termin gemacht wurde im Kalender erscheinen, oder eine Verknüpfung zum Kalender bzw. zum jeweiligen Tag an den er Besucht werden möchte. 

Outlook und Teams verfügen über einen Kalender.

[Stephan]

Hallo,
ich habe da mal im Jahr 2020 etwas in der Richtung versucht zu entwerfen.
Vielleicht hilft das schon mal als Anfangsgerüst.

Gruß Stephan

[derHoepp]

Moin,

grundsätzlich würde ich darauf hinweisen, dass der Ersatz von Akten durch Excel-Dateien noch keine Digitalisierung ist. Im Regelfall wird dadurch nur Papier durch eingetippte Druckvorlagen ersetzt. Ein Vorteil könnte natürlich darin liegen, das der Zugriff auf die Akten einfacher wird. Das kann allerdings schnell zum Nachteil werden, wenn auch ungeübte einfachen Zugriff haben.

Aber gesetzt den Fall, dass du das in den Griff bekommst und ein Datenmodell ordentlich in Excel abbilden kannst und es dazu noch meisterst, Datenhaltung, Dateneingabe und Datenpräsentation ordentlich zu trennen, solltest du dir bewusst sein, dass dich das als absoluter Neuling nicht Wochen, nicht Monate sondern vermutlich ein bis zwei Jahre intensive Beschäftigung kosten wird. 

Aber Kunden- und Zeitmanagement (und Abrechnung) im ambulanten Pflegedienst ist ja nun auch kein betriebliches Problem, dass nur Euch allein betrifft. Es gibt zahlreiche Anbieter von Standardbranchensoftware, die mit hoher Wahrscheinlichkeit günstiger im Einsatz sind, als eine halbwegs nutzbare Eigenentwicklung. 

Dann hast du vielleicht auch noch eine DSGVO-konforme Verarbeitung inklusive.

Wenn du dich trotzdem auf den Weg machen willst, solltest du dich als allererstes mit Excelgrundkenntnissen beschäftigen (was ist ein Datum? Was ist eine Uhrzeit? Wie baust du Tabellen so auf, dass sie technisch verarbeitet werden können, welche einfachen Formeln gibt es, wie kannst du Datenmodelle mit Powerquery und Powerpivot aufbereiten. Wie lassen dich Zeiträume überhaupt darstellen?)
Anschließend denkst du lange und gründlich über das benötigte Datenmodell nach. Dann denkst du nochmal lange und gründlich über das Datenmodell nach.
Dann bildest du das Datenmodell in Datentabellen ab und beschäftigst dich noch Mal lange und ausführlich damit. Anschließend überlegst du dir Methoden, wie du die Datentabellen so auswertest, dass sie auch Menschen einen Mehrwert bringen. Das kannst du dann entwerfen. Im nächsten Schritt machst du dich dann daran, herauszufinden, welche Informationen du wie Kapseln musst, um diese von einem (zunächst beliebigen) User-Interface in dein Datenmodell zu bekommen. Nach ausführlicher Testung kannst du diese Methoden in VBA umsetzen (das du dir auf dem Wege auch aneignen müsstest) und eine Grafische Nutzerschnittstelle erstellen.
Nach zwei Wochen Einsatz des Systems wirst du feststellen, dass deine Nutzer sehr kreativ werden, deine schöne Oberfläche zu umgehen um ihre Arbeit wieder auf dem Ausgabeblatt zu machen, weil das ja so schön wie Papier ist. Dabei zerstört sich dein Datenmodell im Alleingang und du wirst über Nutzerkontrolle und Blattschutz nachdenken. 
Mit viel Aufwand entwickelst du ein weiteres Makro, dass den Blattschutz forciert. In dem Moment entdecken die Nutzer die Möglichkeit, Excel ohne Makros zu starten oder jemand kommt auf die Idee, nur noch Office Online zu verwenden, wo alle schönen Makros nichts mehr nützen.

Spätestens jetzt bist du froh, ein ausführlich durchdachtes Datenmodell entwickelt zu haben, du kannst das nämlich einfach in eine relationale Datenbank überführen. Wahrscheinlich nimmst du erstmal Access, weil es recht nutzerfreundlich für den ungeübten Entwickler ist, einfach zu installieren, mit einmaligen, überschaubaren Kosten verbunden und schnell verfügbar ist. Nach schnellen Erfolgen und schönen Formularen stellst du dann fest, dass die Präsentationsebene für Zeiträume in Kalendern ein einziger Krampf ist.

Irgendwo auf dem Weg wird entweder eine pragmatische Lösung erstellt, die Excel als Schreibmaschine nutzt und vielleicht Teams und Outlook als Kalender mit einbindet oder die angesprochene Standardlösung.

Wie auch immer: Excel ist eine hervorragende Tabellenkalkulation, mit der du allerhand Daten sehr gut auswerten kannst, so lange sie in Tabellenform vorliegen (ein Datensatz ist also eine Zeile). Leider sind Menschen nicht so gut darin, Daten in Tabellenform zu erfassen, weil ihnen häufig ein Formular oder eine grafische Übersicht fehlen. Blöd ist nun, dass Excel keine integrierte Möglichkeit bietet, Daten menschenfreundlicher zu erfassen. Leider bietet Excel aber eine Simulation von menschenfreundlicher Eingabe, indem es dazu einlädt, die praktischen Zellen als Design Element für eine schöne Darstellung eines Einzelfalls zu nutzen (in Farbe und sogar mit einstellbaren Seitenrändern für den Ausdruck), ohne das ganze in Tabellen zu übersetzen. Das ist natürlich verlockend, aber genau das wird meiner Ansicht nach früher oder später das Problem werden. 

Aber fang trotzdem an! Spaß macht es trotzdem, als Hobby und Ergänzung zum Beruf, als Hilfe für das Verständnis des Datenmodells; aber besser nicht für einen produktiven Einsatz.

Viele Grüße 
derHöpp

PS, das ist etwas länger geworden...