Planner Reporting in Vorlage importieren

[MaxRe]

Guten Morgen.

Wir organisieren unsere Projekte im Planner über Microsoft Teams.
Das funktioniert ja eigentlich ganz gut, nur hätte ich gerne ein wöchentliches Reporting über Excel.

Man kann sich ja vom Planner einen Excel Report exportieren.
Hier werden aber einige unnötige Spalten angezeigt die ich nicht sehen will, bzw. würde ich andere Spalten gerne aufsplitten (das schaffe ich mit bestimmten Funktionen)
Und das ganze möchte ich dann als Tabelle formatieren

Meine Frage ist, kann ich diese Export Excel aus Teams irgendwie in einen Vorlage rein laden, dass diese immer mit ein paar Mausklicks gleich formatiert wird?

Ich hoffe ihr versteht was mein Problem ist.
Danke erstmal.
mfg Max

[snb]

Ja, kannst du.

[MaxRe]

Ja, kannst du.

Ok, und wie?
Kann mir da jemand helfen?

[derHoepp]

Hi,

ich würde dafür Powerquery verwenden und den täglichen Report unter einem Tagesdatum speichern. Dann könntest du auch den Verlauf kontrollieren.

Viele Grüße
derHöpp

[snb]

Womit ?

[derHoepp]

Hallo,

ich habe mir meinen Plan bei Tasks als Beispieldatei dreimal herunter geladen und jeweils Kleinigkeiten verändert (Eigentlich sind Beispieldateien Aufgabe des Fragestellers). Diese habe ich jeweils mit vorangestelltem Tagesdatum im Format JJMMTT in einem festen Ordner gespeichert. Anschließend habe ich in Powerquery das Verzeichnis eingelesen, die Dateien nach eindeutigem Namensschema (hier einfach .xlsx) gefiltert, unnötige Spalten gelöscht, den Inhalt der Datei in einer Hilfsspalte in eine Exceldatei gewandelt, aus dem Dateinamen das Datum ausgelesen und in eine Spalte "Stand" eingefügt, erneut unnötige Spalten gelöscht, den Inhalt der Hilfsspalte extrahiert, die Überschriften aus der ersten Datenzeile ausgelesen, eine Spalte gesucht, die sich mit einem Datumsformat interpretieren lässt und dort ein Datumsformat eingestellt. Das führt dazu, dass doppelte Überschriften einen Fehlerwert erzeugen, den man anschließend wieder ausfiltern kann, abschließend noch das Feld mit dem Stand wieder umbenannt:

Code:

let
    Quelle = Folder.Files("C:\Daten\OfficeLoesung\PQTasks"),
    #"Gefilterte Zeilen1" = Table.SelectRows(Quelle, each [Extension] = ".xlsx"),
    #"Hinzugefügte benutzerdefinierte Spalte" = Table.AddColumn(#"Gefilterte Zeilen1", "Stand", each Date.FromText("20"&Text.Start([Name],6))),
    #"Andere entfernte Spalten" = Table.SelectColumns(#"Hinzugefügte benutzerdefinierte Spalte",{"Content", "Stand"}),
    #"Hinzugefügte benutzerdefinierte Spalte1" = Table.AddColumn(#"Andere entfernte Spalten", "ExcelDatei", each Excel.Workbook([Content])),
    #"Andere entfernte Spalten1" = Table.SelectColumns(#"Hinzugefügte benutzerdefinierte Spalte1",{"Stand", "ExcelDatei"}),
    #"Erweiterte ExcelDatei" = Table.ExpandTableColumn(#"Andere entfernte Spalten1", "ExcelDatei", {"Name", "Data", "Kind"}, {"ExcelDatei.Name", "ExcelDatei.Data", "ExcelDatei.Kind"}),
    #"Gefilterte Zeilen" = Table.SelectRows(#"Erweiterte ExcelDatei", each ([ExcelDatei.Kind] = "Sheet") and ([ExcelDatei.Name] = "Aufgaben")),
    #"Andere entfernte Spalten2" = Table.SelectColumns(#"Gefilterte Zeilen",{"Stand", "ExcelDatei.Data"}),
    #"Erweiterte ExcelDatei.Data" = Table.ExpandTableColumn(#"Andere entfernte Spalten2", "ExcelDatei.Data", {"Column1", "Column2", "Column3", "Column4", "Column5", "Column6", "Column7", "Column8", "Column9", "Column10", "Column11", "Column12", "Column13", "Column14", "Column15", "Column16", "Column17", "Column18"}, {"ExcelDatei.Data.Column1", "ExcelDatei.Data.Column2", "ExcelDatei.Data.Column3", "ExcelDatei.Data.Column4", "ExcelDatei.Data.Column5", "ExcelDatei.Data.Column6", "ExcelDatei.Data.Column7", "ExcelDatei.Data.Column8", "ExcelDatei.Data.Column9", "ExcelDatei.Data.Column10", "ExcelDatei.Data.Column11", "ExcelDatei.Data.Column12", "ExcelDatei.Data.Column13", "ExcelDatei.Data.Column14", "ExcelDatei.Data.Column15", "ExcelDatei.Data.Column16", "ExcelDatei.Data.Column17", "ExcelDatei.Data.Column18"}),
    #"Höher gestufte Header" = Table.PromoteHeaders(#"Erweiterte ExcelDatei.Data", [PromoteAllScalars=true]),
    #"Geänderter Typ" = Table.TransformColumnTypes(#"Höher gestufte Header",{{"01.02.2023", type date}, {"Vorgangsnummer ", type text}, {"Aufgabenname ", type text}, {"Bucket-Name ", type text}, {"Status", type text}, {"Priorität", type text}, {"Zugewiesen an ", type text}, {"Erstellt von", type text}, {"Erstellungsdatum", type text}, {"Startdatum", type text}, {"Fälligkeitsdatum", type text}, {"Ist wiederkehrend", type text}, {"Verspätet", type text}, {"Abgeschlossen am", type text}, {"Abgeschlossen von", type text}, {" Abgeschlossene Checklistenpunkte", type text}, {"Checklistenpunkte", type text}, {"Bezeichnungen", type text}, {"Beschreibung", type text}}),
    #"Umbenannte Spalten" = Table.RenameColumns(#"Geänderter Typ",{{"01.02.2023", "Datum"}}),
    #"Geänderter Typ1" = Table.TransformColumnTypes(#"Umbenannte Spalten",{{"Erstellungsdatum", type date}}),
    #"Entfernte Fehler" = Table.RemoveRowsWithErrors(#"Geänderter Typ1", {"Erstellungsdatum"})
in
    #"Entfernte Fehler"

Potentiell problematisch können aus dem Hochstufen der Überschriften oder aus der Durchnummerierung der Spalten entstehen; Dies ließe sich mit etwas mehr Aufwand aber auch noch umgehen.

Das ganze lädst du anschließend in das Datenmodell, ergänzt deine Informationen mit weiteren Tabellen (zum Beispiel, um den Bearbeitungsstand in einen Wert zu wandeln) und erzeugst aus PowerPivot eine Pivottabelle mit allen benötigten Informationen (zum Beispiel Vorgangsnummer, Aufgabenname in den Zeilen; Datum in den Spalten; Bearbeitungsstand als Zahl in die Werte). Du kannst dabei natürlich auch mit den Datumsfeldern rechnen, um herauszufinden, welche Vorgänge schon länger fällig oder unbearbeitet sind.

Viele Grüße
derHöpp