Projekt Wartungstabelle

[drr_ess]

Hallo zusammen,

ich soll auf meiner Arbeit eine Excel-Dokument erstellen welches unsere Verträge alle anzeigt.
Das ganze soll Sinnvoll und Übersichtlich aufgebaut werde, sodass man dieses die nächsten 10-15 Jahre+ gut nutzen kann.

Ich bräuchte also Ideen wie man das ganze am besten gestaltet.

Ich arbeite in einer Immobilienverwaltung und wir haben für jedes unserer Objekte verschiedene Verträge.
Jede Abteilung benötigt aber verschiedene Dinge aus den Verträgen.
Eine Abteilung braucht bspw. nur die aktuellen Kosten, eine andere muss wissen welche dinge in dem Vertrag involviert sind und eine dritte muss wissen, wann die Wartung das letzte mal erfolgt ist.

Aktuell haben wir für alle übergeordneten Bereiche/Gewerke eine einzelne Excel-Liste. Beispiel: Aufzüge, Brandschutz, Müllentsorgung, etc. Das ganze ist sehr unübersichtlich und umständlich. Zudem stehen viele wichtige dinge auch nicht in den Excel-Listen (aktueller Preis nach einer Preiserhöhung oder wann eine Wartung das letzte mal erfolgt ist, bzw. wann sie spätestens wieder fällig wäre). Des weiteren, kann man nicht einfach herausfinden, welche Verträge für ein Objekt alles bestehen, da man alle Bereiche einzeln durchsuchen muss um zu gucken, ob ein Vertrag dazu existiert.

Meine Idee war es deshalb, eine große intelligente Tabelle zu erstellen. In der Tabelle, sollen dann alle Daten stehen. Die Daten soll man dann nach Objekten, Firmen, Gewerken und Mitarbeiter filtern können.
Da jedes Gewerk andere Dinge aufführt (Bei Aufzügen ist die Aufzugnummer relevant, bei Müllentsorgung, die Anzahl an Müllcontainern) bin ich mir aber unsicher ob dass die beste Methode ist. Bei 15 Gewerken mit Unterpunkten ist die Tabelle dann doch schon sehr Horizontal und viele Felder wären leer.

Zudem hatte ich gedacht, jedem Vertrag eine eigene ID zu geben. Dadurch könnte ich in einer anderen Tabelle, eintragen wann und zu welchem Vertrag eine Preiserhöhung stattfindet. Die könnte ich dann wiederum per Funktionen in meine Originaltabelle packen. Des weiteren wäre es gut, wenn man die Verträge auch direkt aus der Excel Liste als PDF öffnen kann.

Wo ich mir auch unsicher bin ist, wenn ein Vertrag erweitert werden soll, eine Preiserhöhung stattfindet oder einer gekündigt wird, wie man das am besten umsetzt.
Sollte ich viel mit einblenden und ausblenden Arbeiten oder was ist sonst eine gute alternative?

Ich hätte noch mehr Ideen zur Umsetzung und Punkte die berücksichtig werden müssten, dass würde aber fürs erste den Rahmen sprengen.

Vielen Dank für eure Ideen und Anregungen.
LG

P.S. Ideen/Umsetzungsvorschläge mit VBA sind kein Problem

[steve1da]

Hola,
wenn du alles in einer Tabelle hast mit eindeutigen Überschriften kann man daraus auf anderen Blättern die Daten nach festgelegten Überschriften auflisten lassen.
Das ginge in deiner Version mit Index/Aggregat.
Gruß,
steve1da

[Ralf A]

ich soll auf meiner Arbeit eine Excel-Dokument erstellen welches unsere Verträge alle anzeigt.
Das ganze soll Sinnvoll und Übersichtlich aufgebaut werde, sodass man dieses die nächsten 10-15 Jahre+ gut nutzen kann.

Ich bräuchte also Ideen wie man das ganze am besten gestaltet.
...
Ich hätte noch mehr Ideen zur Umsetzung und Punkte die berücksichtig werden müssten, dass würde aber fürs erste den Rahmen sprengen.

Vielen Dank für eure Ideen und Anregungen.
LG

P.S. Ideen/Umsetzungsvorschläge mit VBA sind kein Problem

Hi drr_ess,

...sammle ALLE Deine Ideen, damit von Anfang an klar ist, was da ist und was gemacht werden soll. Unberücksichtigte, nachträgliche Anforderungen bedeuten i.d.R. mehr Aufwand als wenn man sie gleich berücksichtigt hätte. Zumal das Teil ja 10 - 15 Jahre laufen soll.
Sicher kann man Deine Wünsche, bzw. die Deines AG in Excel lösen, doch in diesem Fall scheint mir eine Datenbank angebrachter. Wie gut sind Deine Kenntnisse damit?
Wenn es denn explizit Excel sein muss, alles keine unlösbaren Probleme, jedoch: wie gut sind Deine Kenntnisse mit Excelfunktionen oder in VBA (da Du das ja nicht ausschliesst). Empfehlenswert wäre aber auch Power Query oder M (die Scriptsprache von PQ). Wie gut bist Du darin? 
Zur horizontalen Ausdehnung, man kann Spalten., Zeilenbereiche auch gruppieren. Besser wäre jedoch eine sinnvolle, objektorientierte und normalisierte Strukturierung.

Und last, but not least: das ist ein Fachforum. Das bedeutet, Du kannst hier Antworten zu Einzelproblemen erwarten, für Komplettlösungen bist Du selbst zuständig oder ihr beauftragt einen Dienstleister oder Du stellst hier eine diesbezügliche Anfrage ein. Denn so, wie es scheint, ist das schon ein umfangreicheres Projekt. Kläre das bitte vorher mit Deinem AG.

[Gast 123]

Hallo

das sieht mir auch eher nach einer Auftragsarbeit aus, aber du könntest wichtige Vorarbeiten leisten.
Du schreibst, Aufzüge, Wartung, Müllentsorgung, Verträge usw.  Da hast du ggf. eine Übersicht. (?)
Wir wissen aber nicht wieviele Spalten du für jede Aufgabe benötigst, was da konkret drin stehen soll.

Erstelle doch bitte mal für jedes Thema eine Tabelle mit 5-10 Zeilen und allen erforderlichen Spalten.
Dann kann man ja sehen was man zusammen fassen kann, oder besser als eigene Tabelle beläßt.
Wir können von hier den Datenumfang, besonders bei Verträgen, weder wissen noch ahnen.

mfg Gast 123

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Nachtrag   solche Infos wären auch für Auftragsarbeit von euch zu erledigen. Die sind auch KEINE Hellseher!