Schichtplan erstellen - div. Fragen (Berechtigungen, Auswertung)

[Crn89]

Hallo zusammen,

ich habe mich ganz neu in eurem Forum angemeldet und grüße euch zunächst. 

Direkt zum Anfang meines "Projektes" habe ich einige Fragen, ob meine aktuellen Gedankengänge in Excel überhaupt umsetzbar sind.

Ich bin dabei unseren Schichtplan komplett neu zu erstellen.
Wir arbeiten in einem Drei-Schicht-Betrieb und an allen Tagen der Woche. 

Aktuell wird bei uns alles jeden Tag alles manuell eingetragen, dies möchte ich ein bisschen vereinfachen bzw. benutzerfreundlicher gestalten, vorausgesetzt dies gelingt mir.   
Zusätzlich soll der Schichtplan möglichst als Grundlage für eine Dokumentation / Berechnung der geleisteten Schichten (zu welcher Zeit, an welchem Tag,....) sein, sodass man alle Mitarbeiter miteinander vergleichen kann. 
 
Bevor ich überhaupt anfange, stelle ich mir die nachfolgenden Fragen: 
1. Ist es möglich, dass mehrere Personen eine Datei bearbeiten (muss nicht zeitgleich passieren), die aber jeweils nur auf einen bestimmten Bereich zugreifen können?
Also können für verschiedene Zellenbereichen verschiedene Passwörter vergeben werden? 
Jeder Mitarbeiter soll seine Schichten vorplanen. Jedoch soll vermieden werden, dass versehentlich bei anderen Mitarbeitern Änderungen vorgenommen werden können. 

2. Die Mitarbeiter sollen anhand einer Drop-Down-Liste ihre Dienste auswählen. 
Ist es möglich, dass Excel in einem anderen Tabellenblatt die Mitarbeiter anzeigt, wer an welchem Tag welche Schichten bedient (anhand der Eintragung der Drop-Down Liste und des Datums der Spalte)?  


Ich hoffe ihr versteht so einigermaßen was ich meine.... 
Ansonsten versuche ich das mal anhand von Beispielbildern verständlicher zu machen. 


Ich habe vor etlichen Jahren vermehrt mit Excel gearbeitet, jedoch ist dies wie gesagt schon eine ganze Zeit her. 
Aus diesem Grund muss ich mich in die Materie zwangsläufig erst wieder einarbeiten, vorausgesetzt es ist nicht aussichtslos.

Ich bedanke mich schon mal bei euch... 

LG Carina

[Gast 123]

Hallo

die Sache ist keineswegs aussichtlos, dafür bist du ja ins Forum gekommen.  Meinen Glückwunsch dazu ...
Zum Thema Schichtplan findest du hier und in anderen Foren in den Archiven und im Internet jede Menge Beispiele.
Die unterscheiden sich zum Teil erheblich im Tabellenaufbau, da hat jeder seine eigene Vorstellugn was für seine Firma am optimalsten ist
Vielleicht ist es besser zuerst einmal in den Archiven nach Beispieln zu suchen und sie dir anzusehen. Dann können wir aktiv weiterhelfen.

Auch das Thema das nicht jeder Mitarbeiter alle Daten sehen darf ist schon oft genug als Thread angefragt worden. Das ist möglich.

mfg Gast 123
.

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Nachtrag   falls du schon eine Vorstellung hast wie deine Tabelle aussehen soll kannst du uns ja eine Beispiel Tabelle hochladen.

[Klaus-Dieter]

Hallo,

das Thema Schicht- Anwesenheits- Abwesenheits- bzw. Urlaubsplaner ist sicher eines der häufigsten in den Excelforen. 
Zu deinen Fragen: 

1. als Mehrbenutzerumgebung ist Excel eher nicht geeignet. Die Arbeit mit Passwörtern ist möglich, aber keineswegs sicher. Das verwende ich nur, um unbeabsichtigte Fehleingaben möglichst zu vermeiden. Wobei hierzu auch ein simpler Blattschutz reicht.

2. zwar habe ich schon an sehr vielen Planern dieser Art mitgearbeitet, bzw. solche auch erstellt. Dafür, dass jeder Mitarbeiter seine Schichten selbst festlegen kann, fehlt mir aber die Fantasie. Wie soll das funktionieren, dass jede Schicht ausreichend besetzt ist?

[Ralf A]

...zum Thema "Excel ist nicht Mehrbenutzerfähig"....

Das ist ja dank Power Query (PQ) inzwischen überholt. Wobei es bei Verwendung von Front- und Backendlösungen auch vorher schon möglich war. Jedoch geht das im Vergleich zu den damaligen Möglichkeiten, dank PQ, inzwischen recht flott und weniger umständlich. 
Jeder User kann seine eigene Datendatei pflegen und in einer zentralen PQ-Auswertungsdatei kann ich alle diese Dateien einlesen, kombinieren, zusammenfassen und sogar Rollen vergeben.
Das macht Dir aber keiner mal eben schnell in 10 Minuten.
Da ich den Eindruck habe, Du interessierst Dich für das Thema und machst das ohne "Anweisung von oben", also aus reiner Eigeninitiative um Deine Kenntnisse zu erweitern (und dem positiven Nebeneffekt, etwas gutes für Deine Kollegen zu tun) und Du somit keinem Zeitdruck unterliegst, empfehle ich Dir, Dich mal näher mit dem Thema PQ zu befassen. Lohnt sich auf jeden Fall!

[LCohen]

Excel Web ist es auch. Und da es dafür mittlerweise sogar Office-Scripts gibt ... wow?

[Ralf A]

Excel Web ist es auch. Und da es dafür mittlerweise sogar Office-Scripts gibt ... wow?

...hmmm.... jein.... natürlich können und dürfen da mehrere Leute gleichzeitig herumkritzeln. Aber ob das den Daten wirklich gut tut, das lasse ich jetzt mal offen....

Mit konsistenter Datenhaltung hat das jedenfalls nicht wirklich viel gemein, da jede Änderung mit jeder anderen an jeder Stelle, jederzeit ohne Plausibilitätsprüfung beliebig überschrieben werden kann. Wer da meint, das mache eine Mehrbenutzerumgebung aus, der könnte böse Überraschungen erleben... Mein Konto würde ich nicht so verwaltet haben wollen.... es sei denn, meine Änderungen hätten immer höchste Priorität...

[LCohen]

Gut, dass es dann wohl mit PQ anders ist?

Also doch lieber eine konservative ACCESS-Lösung - oder das, was die Webdesigner heute als Datenbank verwenden.

[schauan]

Hallöchen,

wenn Deine Mitarbeiter, wie beschrieben, nicht gleichzeitig in der Datei arbeiten müssen ist das dann eher unproblematisch. Wenn einer die Datei offen hat können die anderen sie erst mal nur schreibgeschützt öffnen und müssen abwarten ...

In einer Exceldatei kann man Bereiche auch nutzerabhängig schützen, siehe Bild.

Dass Deine Mitarbeiter ihre Dienste selbst vorplanen sollen, ist natürlich ideal für die Mitarbeiter. Aber ob es der Firma gut tut, wenn alle zur gleichen Schicht erscheinen? Oder meinst Du mit Dienste und Schichten unterschiedliche Dinge? Ist aber egal, auch wenn in der Spätschicht zwischen Klo putzen und Skat spielen gewählt werden kann, sieht es für's Klo eher nicht so gut aus

Du kannst auch mal beim Neuerstellen einer Datei nach den Vorlagen von Microsoft schauen, Stichwort für die Suche ist Mitarbeiteranwesenheit oder Schichtarbeits-Kalender ... Bei letzterem kann man z.B. ein Schichtschema einstellen und für das ganze Jahr den entsprechenden Plan aufstellen. Vor einiger Zeit sah der übrigens mal etwas anders aus, hatte ich auch mal in der Hand und erweitert für 30 Mitarbeiter statt Teams und mehrere Schichtschemen und Aufgaben ...