Spätdienstplan

[Jannis]

Hallo zusammen,

ich habe die Aufgabe erhalten mich um einen Spätdienstplan zu kümmern.

Der Plan gilt für 11 Personen von Montag bis Donnerstag. Für den Freitag gibt es eine feste Reihenfolge, sodass man alle 11 Wochen dran ist.

Aufgrund verschiedener Verpflichtungen kann natürlich nicht jeder an jedem Tag der Woche (Mo-Do). Ich habe somit versucht, über Excel mit Wenn-Dann Funktionen und dem W-Verweis zu arbeiten, ist mir leider nicht gelungen...

Was der Plan können soll: zu schauen welche Person dran ist, sprich er soll zählen, welche Person die wenigsten Spätdienste hatte. Prallen muss geprüft werden, ob die Person an dem Wochentag überhaupt Zeit hat. Bei dem Wochentag wäre als Zusatz eine Priorisierung wünschenswert. Falls noch jemand eine Idee hätte wie man eine Abwesenheit (Urlaub) mit einbauen könnte wäre ich auch dafür  dankbar.

Eine ziemlich umfangreiche Aufgabe wie ich finde. Im Anhang habe ich mal eine Rohdatei angehängt.
  Spätdienstplan.xlsx (Größe: 11,6 KB / Downloads: 18)

Wenn mir jemand Lösungsansätze und Tipps geben könnte wäre ich sehr dankbar.

LG Jannis

[Ego]

Hallo Jannis,

eine ausgeglichene Zuordnung ist mit dieser Verfügbarkeitsliste nicht möglich. Es gibt nur zwei Personen, die am Donnerstag können. Jeder der beiden müste also jede zweite Woche die Schicht übernehmen und die anderen neun Personen könnten jede dritte Woche eine Schicht übernehmen.

Wenn die Verfügbarkeit so bleibt, wäre

der Mittwoch der nächste Engpass, da nur drei der neun restlichen Mitarbeiter Mittwochs verfügbar sind. Sie wären also gesetzt.
der Dienstag der nächste Engpass, da nur drei der sechs restlichen Mitarbeiter Dienstags verfügbar sind. Sie wären also gesetzt.


ps. Wenn man die beiden Mitarbeiter, die Donnerstag können, von der Freitagsschicht befreit, hätten sie zwar in 18 Wochen 9 Einsätze und die anderen 8, aber dafür nicht die wahrscheinlich unbeliebte Freitagsschicht.

[Jannis]

Hallo Helmut,

Verzeihung, ja da habe ich eine Information ausgelassen. Dass die Tage so aktuell nicht hinhauen ist bekannt und wird von der Abteilung noch angegangen.

Ich habe nur gedacht dass man die benötigte Formel schonmal zusammen suchen könnte. Es kann natürlich auch mit anderen Beispielwerten gemacht werden. 

Eventuell hat dazu ja jemand eine Idee wie man das angehen könnte. Mit der Priorisierung wäre es nach wie vor schön.

LG

Jannis

[Ego]

Hallo Jannis,

A) zu:
"Ich habe nur gedacht dass man die benötigte Formel schonmal zusammen suchen könnte. Es kann natürlich auch mit anderen Beispielwerten gemacht werden."

Warum dann diese dahingesaute Datei? Ich denke du hättest damit rechnen können, dass die Helfer wisssen, dass es zwischen Donnerstag und Montag noch einige Tage  gibt.
Und mehr Information ist nicht enthalten wenn die Prioritäten nicht stimmen.

B) Anfrage:

Bevor ihr eine Anfrage im Forum macht, solltet ihr erst einmal gründlich überlegen, was ihr wollt, damit wir nicht Vorschläge in die falschen Richtung machen.
Im Anschluss einige Fragen, die nicht unbedingt vollständig sind.

1.  zu: "Was der Plan können soll: zu schauen welche Person dran ist, sprich er soll zählen, welche Person die wenigsten Spätdienste hatte."
Sollten eher die absoluten oder die relativen Einsätze berücksichtigt werden?
 Ich würde die relativen Einsätze empfehlen. Dann müsten die Mitarbeiter die krank waren oder Urlaub hatten nicht viele Schichten nachholen. Ausserdem könnte man schnell neue Mitarbeiter integrieren.

2. Urlaub, Krankheit  und andere Abwesenheitsgründe.
Sollten diese Tage auch berücksichtigt werden?  Wenn ja, wie sollten diese Tage bei der gleichmässigen Zuordnung berücksichtigt werden?
Doch nicht genau so wie die Tage in denen der Mitarbeiter keine Priorität eingegeben hat.

3. Vorrausplanung und kurzfristige Arbeitsunfähigkeit
Wie lange im Vorraus und in welchem Zyklus sollte der Plan festgelegt werden, damit sich die Mitarbeiter darauf einstellen können?
Wie soll im Fall einer kurzfristigen Arbeitsunfähigkeit mit der Vertretung umggegangen werden?

4. Archiv
Sollte die Tagesliste beliebig lang werden?
Wenn nicht, zu welchem Zeitpunkt und wie ist der Übergang zur nächsten Datei zu organisieren?
Sollte  die Verteilung neu starten oder der alte Stand der Häufigkeiten übernommen werden?


C)  Komplexität

Ich nehme an, dass abhängig von den Anforderungen die Datei etwas komlexer wird.

a. Eine programmierte Lösung würde ich nur dann empfehlen, wenn ihr jemanden habt, der das Makro auch versteht und Änderungen einbauen kann (also auch schreiben kann).
Dann sollte er sich aber, wenn er Anregungen benötigt, selbst in diesem Forum melden.

B. Wenn die Anforderung über Formeln gelöst werden sollen, benötigt man nach meiner Meinung neben einer Liste der Prioritätstage und einer Liste sonstiger Abwesenheitsgründe, eine zusätzliche tägliche Liste mit mindestens vier Spalten je Mitarbeiter (oder mindestens vier tägliche Listen mit jeweils einer Spalte je Mitarbeiter).
1. Ist dieser Mitarbeiter an diesem Tag in der Spätschicht einzusetzen.
2. Ist dieser Tag einer der Prioritätstage.
3. Ist der Mitarbeiter aus anderen Gründen nicht einsetzbar.
4. Wie oft ist der Mitarbeiter in der Vergangenheit eingesetzt worden.

[schauan]

Hallöchen,

ich denke auch, es wird kompliziert, zumindest, wenn Du unplanbare Ausfälle wie Krankheiten, Schulungen und vor allem "keine Zeit" usw. berücksichtigen willst, siehe die Ausführungen von Ego.

Eine einfache Variante wäre, bei jedem MA die Spätschichten nur zu zählen und darauf aufbauend zu planen. Hat natürlich den Nachteil, das Ausfallzeiten mehr Spätschichten nach sich ziehen.
Davon abhängig bekommst Du bei einigen MA dann ja auch ungeplante Spätschichten. Oder hast Du da einen "externen" Springerpool?

Wenn Deine Planung über mehrere Monate geht, wäre ein Ausgleich entweder erst danach möglich, oder Du müsstest öfter Deine Planung umhauen. Die Kollegen werden sich bedanken ..
Wenn ein Kollege z.B. heute und morgen für einen anderen die Spätschicht übernehmen muss und dadurch zum "Spitzenreiter" wird, bräuchte er dann am Mittwoch und Donnerstag seine Spätschicht nicht fahren oder wann wird das ausgeglichen?

Wenn Du nicht gerade gesundheitlich angeschlagene MA hast, kannst Du eventuell auch darauf vertrauen, dass statistisch gesehen jeder mal ausfällt :)

Schaue auch mal die Planer von MS an, z.B. den

mitarbeiteranwesenheits-tracker

oder den

schichtarbeitskalender

Den Schichtarbeitskalender kann man ganz gut umbauen, auch für Wechselrhythmen die über eine Woche hinausgehen.

[Sigi.21]

Hallo Jannis,

wie Helmut schon beschrieben hat, ist dies eine anspruchsvolle Aufgabe.
Du willst, dass auch geplante Urlaube berücksichtigt werden? Wie lange im Voraus werden die Urlaube denn geplant und genehmigt?
Dies kann man m.E. nur etwa für 1-2 Monate im Voraus absehen. Wegen kurzfristiger Abwesenheiten (Krankheit, Unfall, etc.) wirst du immer(!) manuell eingreifen müssen!
Daher erscheint mir eine langfristige Vergabe der Spätschichten als sinnlos. Aber eine Vorausplanung für 1, 2 max. 3 Monate könnte sinnvoll sein. Ich denke, mit VBA lässt sich da was machen. Kommt ein Makro für dich in Frage?

Am WoEnde sind keine Spätschichten. Dann gehe ich mal davon aus, dass auch an Feiertagen keine Spätschichten in Betracht kommen.

Gruß Sigi