Synchronisation von diversen Dokumenten

[Phil1104]

Hallo liebe Excel-Gemeinde

ich bin beruflich in ein neues Arbeitsumfeld hineingerutscht und muss jetzt sehr viel mit Excel arbeiten.
Jetzt hier mein "Problem"/Frage:

Ich habe 126 Excel Dokumente die alle gleich gestaltet sind. Sprich die Rahmen und gewisse Worte sind Standardmäßig in jeder Tabelle vorhanden. Andere müssen individuell eingetragen werden ...
Jetzt hat mein Chef alle gegen gelesen und kontrolliert und hat sich einige Änderungen gewünscht, die in jedem einzelnen Dokument geändert werden müssen. Sprich es muss eine Zeile eingefügt werden und Zeilen und spalten Größenmäßig angepasst werden. 

Muss ich jetzt alle 126 Dokumente einzeln öffnen und alles einzeln ändern oder gibt es die Möglichkeit das alle Dokumente mit einem "MASTER" anpasst werden können?! Oder die so zu verknüpfen das ich nur ein Dokument änder und das bei allen passiert?! Jedoch soll das nur mit gewissen bereichen und Spalten und Zeichen passieren...

Ist das Verständlich ?! Im Anhang ist so eine Liste um das ganze zu Veranschulichen und ich habe alle einzeln abgespeichert 

Danke schon mal im Voraus  

Liebe Grüße 

Philip

[Jonas0806]

Hallo Philip,

wenn die Dateien wirklich immer gleich aufgebaut sind bzw. immer gleiche "Orientierungspunkte" haben, ist das mit VBA durchaus möglich.

Allerdings ist so ein Verteilen von gleichen Daten auf mehrere Arbeitsblätter, oder noch schlimmer, Arbeitsmappen immer suboptimal.

Konsolidiere alle deine Daten in einer vernünftigen Tabelle mit Datansätzen und mache dir nur ein Blatt als Vorlage. Dieses füllst Du dann nurnoch per SVERWEIS() oder INDEX(). Mit den Bildern würde es auch eine Möglichkeit geben mit einem kleinen Kniff über Diagramme.

Mir stellt sich hier aber auch die Frage, ob das nicht vielleicht besser in Access lösbar wäre?! Auch in Bezug auf die Bilder.

[Phil1104]

Puuuhhh :51:

danke schon mal für die erste Antwort

Ich habe mir deine Antwort jetzt drei mal durchgelesen um das ganze halbwegs zu verstehen
Alaso mit VBA kenne ich mich noch null aus ...

Ok sprich um das so wieder zu geben wie ich es verstanden habe, ... mache ich eine "Grundliste, da gebe ich dann in der ersten spalte Pumpentyp, laufraddurchmesser, wellen durchmesser motor u.s.w ein das ich alle daten eines Blattes in einer Zeile/Spalte habe und mache das für alle Blätter.... Dann Muss ich ein Grundgerüst erstellen und in diesem Dann wie auch immer sagen in Feld XY kommt Info z rein usw ?! ist das korrekt?! Oder kann ich sagen nimm nummer ein und füll dieses automatisch ein ?! Und wie meinst du das mit den bildern ?!
 Und kann ich dann jedes Blatt trotzdem Seperat abspeichern ?! 

Sorry für die vielen Fragen aber es ist echt eine tiefe weite welt von Excel :19:

Mit access habe ich auch noch nie gearbeitet ... :30: :52: :92:

Ich bin da etwas ins klate wasser gestossen worden

[GMG-CC]

Moin Philip,

wenn ich das richtig sehe, dann ist das so eine Art Formular für unterschiedliche Maschinen.
Eine der wenigen Fälle, wo ich Verständnis für mehrere Blätter gleichen Aufbau habe, denn nicht Excel sondern das Formular steht im Vordergrund.
Das soll aber nicht heißen, dass das unbedingt die beste Lösung ist ... 

Versuche erst einmal folgendes: 

• Alle Blätter in 1 Mappe
  
• Mappe speichern und kopieren, dann mit der Kopie weiter arbeiten
  
• Per Rechtsklick in ein Register Alle Blätter auswählen
  
• Änderungen vornehmen
  

EDIT:
Ich hatte deinen Beitrag hierüber nicht gelesen, als ich meinen Text schrieb.
Ich glaube auch nicht, dass du mit deinem Excel-Wissensstand (meinem Eindruck nach im unteren Bereich) unbedingt ein solides Ergebnis erreichst, wenn du alles auf 1 Vorlage-Datei reduzierst. 
... Und ja, vom Prinzip her hast du alles richtig verstanden, was Jonas geschrieben hatte. Prinzipiell sollte auch eine Automatik machbar sein, sofern die Titel-Felder identisch bleiben und nur die auszufüllenden Felder änderbar sind. - Was aber ziemliche Probleme bereiten kann: Die verbundenen Zellen machen oft mehr Ärger als sie nutzen.

Ach ja, ich würde auch einmal gezielt über einen Serienbrief (Word) nachdenken, wo ich nur die ID (113) auswähle und dann die restlichen Daten (einschließlich Bild-Link) aus 1 großen Excel-Tabelle zieht.

[Jonas0806]

Hallo Philip,

zunächst mal, teile ich Günthers Meinung in diesem speziellen Fall nicht unbedingt ;)

Ich denk, dass es hier hauptsächlich um den Druck geht, oder nicht?

Ok sprich um das so wieder zu geben wie ich es verstanden habe, ... mache ich eine "Grundliste, da gebe ich dann in der ersten spalte Pumpentyp, laufraddurchmesser, wellen durchmesser motor u.s.w ein das ich alle daten eines Blattes in einer Zeile/Spalte habe und mache das für alle Blätter

Bingo!

Dann Muss ich ein Grundgerüst erstellen und in diesem Dann wie auch immer sagen in Feld XY kommt Info z rein usw ?! ist das korrekt?! Oder kann ich sagen nimm nummer ein und füll dieses automatisch ein ?!

Genau, dü würdest dann einfach eine Nummer/Maschine/ID eingeben und dann füllen sich alle anderen Felder automatisch und Du kannst das Blatt Drucken.

Und wie meinst du das mit den bildern ?!

Das würde ich dir genauer erklären, wenn Du dich für diesen Weg entscheidest, da das nicht ganz so trivial ist.

Sollte es nicht nur um den Druck, sondern das Speichern der Blätter gehen, würde ich das Drucken jedes Datensatzes als PDF vorziehen. Hat am Ende den selebn Effekt und ist sehr viel eleganter und Ressourcen sparender. Das ist allerdings nur meine Einschätzung.

[Phil1104]

Also Jonas deine Idee gefällt mir bis jetzt am besten! :) und ja es geht hier um den Druck hauptsächlich, jedoch sollte dies auch als Schreibgeschützte Datei oder wie du sagst als PDF in einem Ordner abgelegt werden können! 

Das muss ich alles in einer Datei machen korrekt?! Sprich in der Ersten Mappe das Grund Blatt und in der Zweiten Mappe alle Daten die ich brauche! Kann ich für die Fotos nicht auch ein Dateipfad angeben wo er dieses her beziehen soll ?!

Da kann man doch dann auch eine Schaltfläche erzeugen wo man drauf klickt und das ganze als PDF speichert wird oder ?! So wie hier oder (Anhang)?!

[Jonas0806]

Hallo Philip,

das mit den PDF's sollte dann das geringste Problem sein. Wenn ja sowieso auch VBA ok ist, brauchen wir bei den Bildern auch nicht den Workaround mit dem Diagramm. Das lässt sich dann natürlich auch über einen Button automatisieren.

Die Bilder könnte man dann mit entsprechender Bennenung in einem Ordner ablegen.

Und das "Druckgerüst" und die Datentabelle können ruhig in der selben Mappe auf verschiedenen Tabellenblättern gespeichert werden.

Deine Datei habe ich nicht heruntergeladen. Bitte schiicke die Datei nochmal als .xlsx und den Code gesondert. Beachte hierzu Günthers Signatur.

[Jonas0806]

Hallo,

ich habe mal deine Datei so abgeändert, wie ich es vorher beschrieben habe. Versuche mal deine gesamten Daten so aufzubauen, wie in meiner Beispieldatei. Danach können wir uns dann an die Bilder und PDFs per VBA machen.

Ändere in der Datei die 1 in der erstn Zelle in eine 2 oder 3, dann siehst Du den Effekt der Formeln. im 2. Tabellenblatt befindet sich die Tabelle "Datentabelle" hier trägst Du in dieser Manier deine Grunddaten ein.

Damit wirst Du sicher erstmal genug Arbeit haben ;)

[Phil1104]

aaach krass  :19:

ja so schnell kann es gehen wenn sich jemand damit uaskennt !! *blame*

ja top ja werde ich machen!! jedoch bin ich ein Fauler Mitarbeiter und habe jetzt erst mal zwei tage Urlaub  :19:

Ich werde mich am Dienstag direkt dran geben !! Danke Danke Danke schon mal für die ganzen Infos tipps hilfen und sonstiges!!

Jonas ich werde auf dich zukommen  :23: :50:

[Jonas0806]

Hallo Philip,

danke für das positive Feedback und einen schönen Urlaub ;)