Tabelle Belegung automatisieren!

[rate mit]

Hallo,

deine Gruppenstärke kannst du ganz einfach mit

Code:

=ZÄHLENWENN($B$3:B3;B3)

ermitteln...

Meiner Meinung nach solltest du dir noch einmal genau überlegen, was du nun alles benötigst und was nicht. Deinem Posting habe ich entnommen, das du z.B. auch Mitarbeiter hast, die aus der Firma ausscheiden bzw. ausgeschieden sind. Diese sollten dann natürlich nicht mehr in der jeweiligen Gruppe erscheinen usw. Wenn du das aber alles mit der "Salami-Taktik" erledigen möchtest, dann musst du jedes Mal die Formeln mühsam überarbeiten. Also besser vorher ALLES angeben und dann auf einmal berücksichtigen.

Wieso sollen eigentlich die Gruppen in verschiedenen Dateien ausgegeben werden? Wieso nicht auf verschiedenen Tabellenblättern innerhalb der Datei?
Oder (besser?) mittels Auswahl auf einem Tabellenblatt?

Diesen Satz von Ralf A:

Und weil ein Member eingeschoben oder herausgenommen werden soll, die ID's verschieben zu wollen, wäre eine ganz verheerende Idee! 

möchte ich nur bestätigen...

Was macht es für dich einen Unterschied ob der Mitarbeiter nun ID 9 oder 1234 hat??? (Die ID ist ja eine EINDEUTIGE Zuordnung und daher nur einmal zu verwenden - sonst hieße sie ja ZWEIdeutige *gg*). Zur (leichteren) Auswertung macht es aber einen sehr großen Unterschied, weil du sonst immer prüfen müsstest, ob die ID bereits vergeben wurde oder nicht - außerdem ist hier schon eine mögliche Fehlerquelle...



Anbei schon mal ein erster Entwurf...

[Ralf A]

Hey Ralf,

aber verstehe ich es nicht richtig, dass Powerquery am Ende das ausliest, was in der Datenliste steht ? 
Dann kann doch jede Tabelle nach Aktualisierung jeweils die aktuelle Datenliste abrufen und somit sehe ich 
das Problem nicht... also warum macht es dann Probleme ? danke für die Rückmeldung

...natürlich liest PQ schon das aus, was Du PQ beauftragst zu lesen. Schon da können sich Fehler einschleichen. Aber darum geht es nicht.
Du kannst nicht erwarten, dass Dir hier in ein paar Post's die Grundlagen der Datenbanktheorie vermittelt werden. Und ich will das auch nicht erst versuchen. Dazu ist das Thema zu umfangreich. Und natürlich siehst Du die Probleme nicht, weil Du ja nicht weißt, was alles zu beachten ist. Aber genau das wäre der 1. Ansatz, mit dem Du Dich VORHER mal beschäftigen solltest.

Mehr gibt's von meiner Seite aus nicht dazu zu sagen...

[neopa]

Hallo holybego, 

die Hinweise von Ralf solltest Du schon berücksichtigen. Dies auch dann, wenn es für das was Du anstrebst, nicht wirklich notwendig ist, die Datenbanktheorie aus den ff zu beherrschen. Einen wesentlicher Grundsatz dessen hast Du in Deinen nun eingestellten Beispieldateien zumindest scheinbar schon berücksichtigt. Nämlich daß eine ID (Nr) eines Datensatzes auch innerhalb eines Projektes immer den selben Daten zugeordnet sein und bleiben muss.

Das was Du mE scheinbar anstrebst, läßt sich unter dieser Beachtung auch mit Excel & Power Query (geht auch mit VBA oder nur mit Formeln) durchaus realisieren. In der neu beigefügten Beispieldatei hab ich es mal für Deine Auswertung Team2 innerhalb einer Datei (der einfacheren Nachvollziehbarkeit wegen) entsprechend so vorgenommen, wie ich Deine Zielstellung dafür interpretiere. Dabei hab ich bewußt diesmal Deine Bezeichnung "Gruppenstärke" in "lfd_Gr_Nr" umbenannt  und die ID-Nr.-Spalte da nach den Namen verschoben und die mit der lfd_Team_Nr an den Anfang gestellt. Wie der Name es aber schon sagt, kann sich diese in Bezug auf die ID-Nr natürlich jederzeit ändern, wenn Du Änderung in der Datenbank vornimmst.
Änderungen und Ergänzungen in meiner PQ-Lösung sind einfach möglich. Und natürlich kannst Du die Abfrage Team_2 auch in einer separaten Excel-Arbeitsmappe vornehmen, wenn es denn unbedingt sein soll.

[Edit:]  In der eingestellten Datei hatte sich ein Fehler eingenistet (warum auch immer), der das Ergebnislisting nicht als "intelligente" Datei ausgegeben hat.

Und nun noch zu Deiner Frage in Deiner eingestellten "Datenbank"-Datei.  Ich habe die Auswertungsdatenzeile der "intelligenten" Datei gelöscht. So kannst Du völlig ohne Aufwand und ohne zusätzliches Formular in dieser Datensätze ergänzen. Die notwendige Auswertung  wird ja eh durch die Abfragen in den Ergebnislisten vorgenommen bzw. kann dort ergänzt werden

[holybego]

Hallo,

deine Gruppenstärke kannst du ganz einfach mit

Code:

=ZÄHLENWENN($B$3:B3;B3)

ermitteln...

Meiner Meinung nach solltest du dir noch einmal genau überlegen, was du nun alles benötigst und was nicht. Deinem Posting habe ich entnommen, das du z.B. auch Mitarbeiter hast, die aus der Firma ausscheiden bzw. ausgeschieden sind. Diese sollten dann natürlich nicht mehr in der jeweiligen Gruppe erscheinen usw. Wenn du das aber alles mit der "Salami-Taktik" erledigen möchtest, dann musst du jedes Mal die Formeln mühsam überarbeiten. Also besser vorher ALLES angeben und dann auf einmal berücksichtigen.

Wieso sollen eigentlich die Gruppen in verschiedenen Dateien ausgegeben werden? Wieso nicht auf verschiedenen Tabellenblättern innerhalb der Datei?
Oder (besser?) mittels Auswahl auf einem Tabellenblatt?

Diesen Satz von Ralf A:

möchte ich nur bestätigen...

Was macht es für dich einen Unterschied ob der Mitarbeiter nun ID 9 oder 1234 hat??? (Die ID ist ja eine EINDEUTIGE Zuordnung und daher nur einmal zu verwenden - sonst hieße sie ja ZWEIdeutige *gg*). Zur (leichteren) Auswertung macht es aber einen sehr großen Unterschied, weil du sonst immer prüfen müsstest, ob die ID bereits vergeben wurde oder nicht - außerdem ist hier schon eine mögliche Fehlerquelle...



Anbei schon mal ein erster Entwurf...

Die ID ist tatsächlich eher ein Zähler. Wie viele Leute sind aktuell in einer Gruppe, wie viele im Team, wie viele im Haus....
Das heißt, dass die Tabelle auch unabhängig davon ausgeworfen werden kann, hauptsache zb links daneben steht 1,2,3 usw... Wenn es zusätzlich Sinn macht  eine eindeutige ID zu haben, klar... 

Ich weiß eigentlich schon was ich benötige. Vielleicht möchte ich dann noch weitere Daten aus einer anderen Tabelle anzeigen lassen. Einfach damit wir eine übersichtliche Arbeitshilfe haben. Es könnte noch ein Personalcontrolling geben, es könnte zusätzlich eine Praktikantenliste erstellt werden. Das würde dann aber aus anderen Listen ausgelesen werden. 

Es kann alles auch in einer Datei sein. Aber da die Nutzenden sich nur für Ihres interessieren, hätte ich es eigentlich gerne gestaffelt... also nach Gesamt , Teams und Gruppen.

[rate mit]

Die ID ist tatsächlich eher ein Zähler.

Falsch - das dient dazu, einen Datensatz eindeutig zuzuordnen...

Wie viele Leute sind aktuell in einer Gruppe, wie viele im Team, wie viele im Haus....

Dafür hast du doch die Spalte Gruppenstärke...

Ich weiß eigentlich schon was ich benötige. Vielleicht möchte ich dann noch weitere Daten aus einer anderen Tabelle anzeigen lassen.

Hm... na was denn nun - weißt du was du möchtest oder möchtest du noch weitere Daten anzeigen lassen???

Es kann alles auch in einer Datei sein.

Zur Auswertung wäre es einfacher... du kannst ja auch die Tabellenblätter deinen gewünschten Namen geben... und die Interessenten suchen sich das entsprechende Tabellenblatt aus...


Also ich habe dir einen ersten Entwurf gezeigt - jetzt musst du nur noch deine Bedürfnisse einbauen und die Datei entsprechend erweitern...

[holybego]

Lieber Werner, 

vielen Dank soweit... ich habe nun selbst die Gruppe 1.1 erstellt und etwas angepasst. Es funktioniert.

Das sieht für mich so aus, als ob ich das problemlos so machen kann. 

Ich würde gerne noch weiter bohren.... aber nicht mehr heute!

[holybego]

Guten Morgen,


ich hatte ja bereits angekündigt, dass ich eine Liste für potentielle Aufnahmen benötige.
Nun habe ich mir überlegt, dass es Sinn macht, einfach die Datenbank zu nutzen, die Gruppe ggf. leer zu lassen
und den Status mit Hinweis AN für Anfrage zu füllen, so dass ich so dann wiederrum an die Daten komme.
@Werner: Falls ich nicht zu aufdringlich bin, kannst du mal in meine Datenabfrage gucken ? 

- Ich habe deine dupliziert und dann an ein paar Stellen anstatt Gruppe = Status geschrieben   .... funktioniert! Ist nicht
ganz sauber aber es hat erstmal geklappt :) ...

- Jetzt habe ich versucht (siehe Team 2.2) mit bedingter Formatierung quasi nochmal hervorzuheben, wenn der
Status AN ist. Vernünftig gelöst ? 

- Eine größere Frage: Wie setze ich es um, mehrere Abfragen in einem Tabellenblatt zu integrieren ODER
Absätze nach jeweils einer Gruppe zu machen ? So dass die einzelnen Gruppen beim studieren der Liste 
übersichtlich gucken können... rechts neben der Tabelle kann ich ja walten wie ich möchte, da werden dann
nochmal Daten zusammengefasst, also summiert usw... unproblematisch oder (so ein bisschen siehe 1.1 ?) Infos halt.

Wenn ich für jedes Team und jede Gruppe ein einzelnes Blatt mache, wird es unten zu unübersichtlich und anstrengend
für die Leute, die es sich anschauen wollen. Es soll schon auch einfach übersichtlich und leicht verständlich werden.

[neopa]

Hallo holybego,

zunächst: die sogenannten "intelligenten" Tabellen bedürfen keiner leere "Vorratsdatenzeilen", wie Du sie in Deiner  [Tabelle1] im Tabellenblatt Datenbank zu stehen  hast. Sie sollten auch keine haben. Eine "intelligenten" Tabelle erweitert sich automatisch, sobald Du unmittelbar unter dieser eine Datenzelle mit einem Datenwert befüllst.

Dann:

• Zu PQ empfehle ich Dir, Dich z.B. mal hier: https://excelhero.de/power-query/power-q...-erklaert/ noch etwas einzulesen
  
• In  der von Dir kopierten und etwas angepaßten Abfrage "1-1"  solltest Du die Schrittbezeichnung "G2_2_gefiltert" für bessere nachträgliche Verständlichkeit umbenennen in "G2_1_gefiltert" oder in beiden und für weitere ähnliche Abfragen gleich in "G2_gefiltert" umzubenennen
  
• Wenn Du vorgenanntes gemacht hast, wirst Du sicherlich auch etwas eher nachvollziehen können, wie Du die Abfrage "Aufnahme" entsprechend der wirklichen Erfordernis anpassen kannst. Diese wird so auch etwas einfacher. Untenstehend hab ich Dir meinen M-Code dafür aufgezeigt, welchen Du in den Erweiterten Editor von PQ einkopieren kannst. Danach solltest Du Dir die einzelnen Schritte ansehen und auch verstehen
  
• Deine bedingte Formatierung für den Status AN ist etwas überdimensioniert. Ausreichend ist: Zellwert="AN" als Regel. Diese sollte auch nur für die Statuszeile der "intelligenten" Tabelle angewendet werden (wenn mehr Ergebnisdatensätze sich ergeben, paßt diese sich automatisch an)
  
• Man kann mehrere Abfrageergebnistabellen auf einem Tabellenblatt ausgeben, muß dabei natürlich berücksichtigen, daß es nach Datenbankänderung nicht zu Überschreibungen kommen kann und darf. Auch das die Abfragen bzgl. der Ergebnisspaltenanzahl sich möglichst später nicht unterschiedlich ändern, wenn solche Tabellen untereinander stehen (bei nebeneinander stehenden Ergebnistabellen ist das nicht das Problem aber solche können auch schnell unübersichtlich werden) Wenn das jedoch nicht garantiert ist, dann Ausgabe auf verschiedene Tabellenblätter vornehmen
  
• Letzteres muß keinesfalls unübersichtlich sein. Mit einem Übersichtstabellenblatt kann man mit z.B. der Funktion HYPERLINK()  schnell und gut "navigieren".
  

Nun noch mein M-Code für "Aufnahme":

Code:

let
    Quelle = #"Datenbank",
    Filtern = Table.SelectRows(Quelle, each ([Status] = "AN")),
    Sortiern = Table.Sort(Filtern,{{"Gruppe", Order.Ascending}}),
    lfd_Team_Nr = Table.AddIndexColumn(Sortiern, "lfd_Team_Nr", 1, 1, Int64.Type),
    Start_Gr_Nr = Table.AddColumn(lfd_Team_Nr, "Start_Gr_Nr", each List.PositionOf(Sortiern[Gruppe], [Gruppe])),
    lfd_Gr_nr = Table.AddColumn(Start_Gr_Nr, "lfd_Gr_Nr", each [lfd_Team_Nr]-[Start_Gr_Nr]),
    HSp_entfernen = Table.RemoveColumns(lfd_Gr_nr,{"Start_Gr_Nr", "Gruppenstärke"}),
    ErgebnisListe = Table.ReorderColumns(HSp_entfernen,{"lfd_Team_Nr", "Gruppe", "lfd_Gr_Nr", "Name", "ID", "Status", "Zusatzpersonal", "Wohnform", "Vollzeit in h", "Teilzeit früh", "Teilzeit spät", "Langzeitkrank", "Bemerkungen"})
in
    ErgebnisListe

[holybego]

Danke für die ausführliche Antwort. Ich werde die Doku studieren und auch deine Anmerkungen durchackern. Ich hatte die Aufnahme nun im 1. Schritt ja einfach kopiert aus der Team2 und deshalb werden da die unnötigen Spalten angezeigt. Ich werde da weiter dran werkeln. 1000 Dank soweit....