Tool für Nutzerdaten

[Gustav Hartgas]

Hallo,

wir haben im Verein momentan ein kleines Projekt bei dem wir überlegen ob wir es mit Excel lösen können und sollen oder ob Alternativen besser sind.

Wir haben im Moment eine einfache Liste mit den Kontaktdaten von allen Mitgliedern (Adresse, Name, Telefonnummer,...).
Auf diese Liste hat aktuell jeder Zugriff. Da das nicht so optimal in Anbetracht der DSGVO ist, möchten wir dies optimieren.
Jeder aus dem Verein hat ein eigenes Vereins-Microsoft-Konto mit E-Mail Adresse und allem.

Unsere Anforderungen sind folgende:
- Jedes Mitglied soll NUR die eigenen Daten sehen können. Die Daten der anderen Mitglieder sollen nicht sichtbar sein.
- Jedes Mitglied soll seine Daten selbst aktualisieren können und natürlich die Daten der anderen Mitglieder nicht bearbeiten können.
- Manche Datenpunkt (z.B. Diensteinteilung) sollen nur von einem Administrator änderbar sein und nicht von dem jeweiligen Mitglied.
- Speicherung von Dokumenten zu dem jeweiligen Mitglied (z.B. Aufnahmeantrag, SEPA-Mandat)

Gibt es für unseren Fall eine vernünftige Lösung in der Microsoft Welt?

Gruß
Gustav

[Klaus-Dieter]

Hallo Gustav,

Excel wird diese Anforderungen eher nicht erfüllen. Eventuell käme man mit Access weiter.

[schauan]

Hallöchen,

Excel wäre da zum einen ein recht unsicheres Instrument und zum Speichern von Dokumenten eignet sich eine Datenbank (z.B. Microsoft Access, Microsoft SQL Server) oder eine Verzeichnisstruktur auf einem Server mit entsprechenden Berechtigungen besser.

Die "Sicherheit" von Excel sehe ich eher in der Hinsicht, dass Du rechtlich gesehen jemandem auf die Finger klopfen kannst wenn er Sicherheitsmechanismen aushebelt und umgeht, oder es geht Dir um die Vermeidung unbeabsichtigter Änderungen oder ..., also alles auf recht kleiner Flamme.

Technisch gesehen kannst Du in Excel Daten ausgeblendet halten und in Abhängigkeit des Anwenders und seines Passwortes die zutreffenden oder alle Daten beim Start einblenden. Das setzt natürlich voraus, dass Makros erlaubt sind bzw. werden. Ohne Makros würden die entsprechenden Abfragen nicht kommen und die Daten nicht eingeblendet. Beim Speichern blendest Du wieder alles aus.

Zur Speicherung von Dokumenten würde ich Excel absolut nicht verwenden ... Wie gesagt, lege die Daten irgendwo ab und speichere in der Excel nur Links dorthin.

[Gustav Hartgas]

Danke euch!

Mit Access hat leider von uns noch niemand Erfahrungen und es ist glaub ich nicht in unserem Microsoft-Packet enthalten.

Wir haben uns noch nicht auf eine Lösung festgelegt. Im Moment haben wir es uns ein wenig aufgeteilt und jeder Recherchiert zu einem möglichen Tool. Ich habe Excel abbekommen :D

Die Lösungen dass man die Dokumente nur verlinkt ist vollkommen ausreichend.

Wie kann man in Abhängigkeit von dem Benutzer gewisse Zellen ausblenden? bzw unter welchem Begriff kann ich mehr zu dem Thema finden?

Ich hab auch schon an die Möglichkeit gedacht dass jeder eine eigene Excel Datei hat und die Daten bei Änderungen über einen Flow in eine Übergeordnete Excel-Datei kopiert werden.
Auf die persönlichen Excel Daten haben nur die Mitglieder selbst Zugriff und auf die übergeordnete haben dann nur die Administratoren Zugriff.
Danke ihr sowas in der Art ist umsetzbar?

Gruß 
Gustav

[Klaus-Dieter]

Hallo Gustav,

leider ist es so, dass man in Excel Daten nicht wirklich schützen kann. So erscheint mir der Zugriff nur für Administratoren kaum realisierbar. Daten sind nur sicher, wenn nur die Berechtigten Zugang zur Datei haben.

[schauan]

Hallöchen,

Ich hab auch schon an die Möglichkeit gedacht dass jeder eine eigene Excel Datei hat und die Daten bei Änderungen über einen Flow in eine Übergeordnete Excel-Datei kopiert werden.
Auf die persönlichen Excel Daten haben nur die Mitglieder selbst Zugriff und auf die übergeordnete haben dann nur die Administratoren Zugriff.
Danke ihr sowas in der Art ist umsetzbar?

wie ich auch schon zu der Dokumentenablage schrieb, über eine strukturierte Dateiablage mit entsprechenden Berechtigungen wäre das natürlich auch für die Exceldateien möglich.

Ansonsten, für die "unsicherere" Variante, schaue Dir mal meine Antworten in diesem Thread an:

Arbeitsmappe nach Testzeit sperren

oder schaue Dir das mal an:

Zugangsberechtigung zu den Blättern durch Buttons

oder nutze mal unsere Suche z.B. mit dem Stichwort Sicherheit