WORD Datei von Excel ausfüllen lassen

[obscura]

Hey Leude,

Ich würde gerne ein paar Arbeitsabläufe bei uns in der Einrichtung vereinfachen weil, wie man so schön sagt, meine Kollegen sind "nicht so gut mit Computers".
Und zwar ist es so, dass wenn wir einen neuen Klienten bekommen (kommt mehrmals die Woche vor) wir verschiedene Dokumente (ca. 10) mit Namen und allen Daten versehen müssen und einige dafür (ungelogen) mehrere Stunden benötigen.
Um das ganze zu Beschleunigung habe ich mich gefragt ob es eine Möglichkeit gibt, wenn ich alle Daten in einer Excel Tabelle abfrage und eintrage, dies direkt in die dazugehörigen Word Dokumente schreiben lassen kann?
Und wenn ja: Wie?
Bin da leider etwas Lost. Google war auch nicht wirklich mein Freund oder ich konnte nicht das richtige rauslesen...

Vielen Dank schonmal im vorraus!

[Fennek]

Hallo,

im Prinzip geht das, entweder mit

- Bookmarks
- DocVariables

Nur das Einrichten erfordert schon solide Grundkenntnisse und Entwicklungszeit. Für ein Beipiel wirst Du vielleicht jemanden hier im Forum finden, eine Kompletlösung ist weniger wahrscheinlich.

mfg

[obscura]

Hey Fennek,

Danke für die schnelle Antwort!

Ich werde mal danach googlen.
Ich glaube, bzw. hoffe, dass mir ein Beispiel dann langen wird und ich dadurch mein Wissen/können weiterentwickeln kann.  Habe auf jeden Fall dank dir schonmal einen Ansatz nach was ich suchen muss :)

Schönste Grüße

[Fennek]

Etwas hatte ich noch vergessen bzw unterstellt, dass Du es zuerst geprüft hast:

In vielen Fällen verbindet der "Serienbrief" eine Word-Datei mit Excel-Daten.. Erst wenn geklärt ist, dass das keine Option ist, kann man über VBA nachdenken.

[schauan]

Hallöchen,

für mich wäre eine andere Frage, wie Ihr überhaupt Eure Klienten verwaltet. Ihr werdet das doch nicht nur über Word-Dateien machen?

Falls die auch in irgendein System eingepflegt werden müssen, macht Ihr die Arbeit ja doppelt. 1x im System und 1x im Word - oder entsprechend Deiner Anfrage im Excel mit Übertragung ins Word. Da würde ich überlegen, wie ich die Daten ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand vom System in die Zettelwirtschaft bekomme.

[Medic89]

Warum erstellst du die Dokumente nicht in Excel? Ein Tabellenblatt für die Abfrage und in weiteren Blättern dann die entsprechenden Formulare, wobei du die Daten der Eingabemaske dann auf die Formulare überträgst.

[MisterBurns]

Hallo,

nutze dafür doch die Serienbrieffunktion von Word. Das gibt es standardmäßig und man muss nichts programmieren. Nach dem gewünschten Datensatz kann man ja problemlos filtern.

@Medic89: Excel ist für Dokumenterstellung denkbar schlecht geeignet, es gibt nur sehr wenige Formatierungsfunktionen. Einen ordentlich aussehenden Geschäftsbrief kriegst du mit Excel kaum hin.

[obscura]

Hey Leude,

sorry habe etwas länger nicht reingeschaut.

Ich danke für die ganzen Infos!

@schauan: Wir haben leider keine sonstige Datenbank. Alles geht über Excel/Word

@Medic89: Das ist eigentlich eine sehr gute Idee! Das werde ich mal ausprobieren. Allerdings bin ich da noch nicht bewandert genug drin (allerdings habe ich festgestellt dass meine Kenntnisse bei weitem nicht für mein vorheriges Vorgehen ausreichen).

@MisterBurns: Werde ich auch mal ausprobieren.

Ich werde das Problem vielleicht mal noch etwas genauer schildern, vll kommen ja noch Ideen auf?

Also ich bin Sozialpädagoge und ich arbeite in einer Kurzfristigen Aufnahme.

Wenn ein Kind/Jugendlicher bei uns aufgenommen wird müssen immer einige Dokumente ausgefüllt werden weil wir alles unterschiedlich Dokumentieren müssen.

Als Bsp.:

1 Worddatei ist der Aufnahmebogen (Personalien von Klient, Erziehungsberechtigten, zuständige Ämter usw.)
1 Worddatei: Vermisstenmeldung (Auszufüllen mit Name, Alter, Aussehen und verschiedenen anderen Informationen)
1 Excel Datei: Für den Verlauf
1 Worddatei für besondere Ereignisse (Name, Geburtsdatum usw.)

Mein Gedanke war, eine Datei zu erstellen in welche alle Infomationen eingetragen werden und die für die anderen Dokumente benötigten Informationen nur überträgt.

Ist hoffe ich etwas klarer geworden.

Ich danke für eure Hilfen!

[MisterBurns]

Für 1, 2 und 4 ist der Serienbrief perfekt geeignet. Du erstellst dir eine Exceldatei, in die du alle Daten ALLER Personen in Tabellenform schreibst. Das ist dann die Grundlage für den Serienbrief. Und in Word druckst du dann einfach nur den benötigten Datensatz aus. Schau auf Youtube nach "word serienbrief", da findest du ganz viele Anleitungen. 
Mach bitte nicht den Fehler, für jeden Brief eine eigene Exceldatei anzulegen. One size fits all!

[schauan]

Hallöchen,

Mein Gedanke war, eine Datei zu erstellen in welche alle Infomationen eingetragen werden und die für die anderen Dokumente benötigten Informationen nur überträgt.

Ja, dann macht das Sinn. Zu Eintragungen des Verlaufs kann man erst konkreter werden, wenn man weiß, um was es dabei geht. Wenn es nur begrenzte Informationen geht wie z.B Zugang und Abgang, kann man das gut neben den sonstigen Klientendaten unterbringen. Dann bekommst Du einzeilige Daten die sich gut für den Serienbrief eignen.
Hast Du weitere Daten in unterschiedlicher Anzahl, die sich vielleicht noch über mehrere Wochen, Monate oder Jahre hinziehen, kann man diese auf einem gesonderten Blatt unterbringen, vergleichbar mit Kontodaten von Deiner Bank. Die kannst Du dann nach verschiedenen Gesichtspunkten filtern und auswerten.