Wie sichert man Dateien ab?

[Tommiks]

Hallo liebe Community,

ich habe eine Herausforderung, bei der ich eure Erfahrungen und Ratschläge benötige. 

In meinem Arbeitsumfeld nutzen wir eine .xlsb-Datei, auf die gleichzeitig von vier verschiedenen Terminals zugegriffen wird. Leider wurde diese Datei einmal versehentlich von einem Mitarbeiter gelöscht.

Um solche Vorfälle in der Zukunft zu vermeiden, suche ich nach einer effektiven Methode, um diese Datei zu archivieren und gegen versehentliches Löschen zu schützen. Habt ihr Vorschläge oder bewährte Praktiken, die ihr teilen könntet?

Vielen Dank im Voraus für eure Hilfe!

[Warkings]

Mitarbeiter entlassen 

Das ist eher eine Frage zum Betriebssystem bzw. Infrastruktur als eine Excel-Frage und da Du nichts dazu schreibst, in welcher Umgebung Du arbeitest, kann man nur allgemein sagen
- Backup machen
- Versionierung einschalten ( Wiederherstellen einer früheren Version einer Datei ohne unerwünschte Änderungen - Microsoft-Support <= bezieht sich auf Sharepoint)
- Schreibschutz einrichten (nur sinnvoll, wenn die (noch nicht entlassenen ) Mitarbeiter die Datei nur lesend benötigen)
- Schulen, Schulen, Schulen ....
- ...

[Tommiks]

Die Datei dient dazu um Stückzahlen verschiedener Maschinen aufzunehmen.
Die Mitarbeiter sind die Maschinenbediener einer Produktion.

Zum Thema Backup, 

wie wäre es sinnvoll? Jede Stunde? Überschreiben oder nicht?

[Warkings]

Backup so oft wie nötig (was nötig ist, kannst nur Du sagen). Und Backup überschreibt man nicht, sondern hebt sie für einen gewissen Zeitraum auf.
Aber so wie es aussieht benötigst Du eine Versionierung.

[derHoepp]

Moin,
was noch helfen könnte, wäre die Trennung von Front- und Backend. Das Frontend ist dabei auf Betriebssystemebene nur lesend im Zugriff und überträgt die Eingaben an ein Backend.

Viele Grüße 
derHöpp

[schauan]

Hallöchen,

Automatismen zur Erfassung gibt es da wohl nicht?

Überschreiben zyklisch. Bei täglichem Backup z.B. Dateiindizees 1-7 verwenden, 1 für Montag, 2 Dienstag usw. Bei Schichten vielleicht 11,12,13,21,22,23 usw.

Backup systemseitig, unabhängig von Excel möglich. Die Datei sollte dazu über die Schicht / den Tag / die Woche öfter mal gespeichert werden.
Kann natürlich auch manuell durch Dich erfolgen, indem Du Dir die Datei regelmäßig ziehst.
Du musst vielleicht bedenken, dass Du mal aus Versehen die Datei löschst ...

Zyklus auch davon abhängig, wie viel fehlende Daten Du nachvollziehen kannst und nachtagen willst ...

Kläre mit Deiner IT ab, in wie weit sie in der Lage und Willens ist, spezielle Dateirechte zu vergeben. Da gibt's z.B. Löschen ...


Ansonsten bin ich bei derHöpp.

[Der Steuerfuzzi]

Hallo,

gegen versehentliches löschen würde es doch auch reichen, wenn die Datei beim beenden eine Kopie von sich selbst speichert. Wenn dann die Datei versehentlich gelöscht wird kann man einfach die Kopie an den ursprünglichen Ort kopieren.

Z. B. in der Klasse der Arbeitsmappe grob so:

Code:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
    ThisWorkbook.Save
    ThisWorkbook.SaveAs "Z:\IrgendeinNetzlaufwerk.xlsm"
End Sub