Zahlungseingangskontrolle via Excel

[coooyah]

Hallo,

leider kenne ich mich in Excel sehr wenig aus und hoffe hier auf Hilfe :)

Es geht um folgende Frage:


In unserem Unternehmen haben wir für das Forderungsmanagement kein extra Programm, daher wollte ich eine Excel-Tabelle entwerfen.
Es geht dabei darum:

In Tabelle 1:

Hier sind alle Rechnungen aufgelistet (Rg.Nr,Datum,Kunde,Betrag)

In Tabelle 2:

Dies ist ein elektronischer Kontoauszug.

Nun möchte ich gerne alle 2 Wochen den aktuellen elektronischen Kontoauszug in die Tabelle 2 kopieren. Dann sollte automatisch in der Tabelle 1 die Rechnungen , die bezahlt worden sind grün markiert werden. Es ist also der Buchungstext mit der Rechnungsnummer zu vergleichen und dazu eine Formel zu erstellen.

Ich bin um jede Hilfe sehr dankbar!


Viele Grüße,

Tom

[Peter]

Hallo,

und wie muss man sich diesen elektr. Kontoauszug vorstellen?

Kannst du eine anonymisierte Beispielsdatei, die dem Originaltabellenaufbau entspricht, hochladen?

[coooyah]

Eine Beispieldatei habe ich leider nicht da.

Aber es sieht ungefähr so aus:

Spalten: Datum , Betrag, Verwendungszweck, .....

Und im Verwendungszweck steht auch die Rechnungsnummer, die zu der Tabelle 1 (Rechnungsausgangsliste) passen müsste.

[Jockel]

Hallo, "... es sieht ungefähr so aus..." kann bedeuten, dass du kaum Hilfe erwarten kannst... Was nicht heißen soll, das da nix kommen kann, aber ich halte das für eher unwahrscheinlich...

[Peter]

Hallo,

ich sehe das ähnlich: Ohne Beispielsdatei und den genauen Aufbau dürfte das nichts werden.

[godlaya]

Hey coooyah,

Bau doch schon mal Tabelle 1 und besorg Dir einen solchen elektronischen Auszug, anonymisiere die Daten und lade beide Dateien hier hoch.

Bedenke aber, nicht jeder gibt die richtigen Daten im Verwendungszweck ein. Zahlendreher usw ... Du wirst auf jeden Fall kontrollieren müssen.

vg, Kai

[GMG-CC]

Moin,

es gibt sehr viele gute Anregungen im www ...
Gib mal Excel OP-Liste in die Suchmaschine deiner Wahl ein ...

[Peter]

Hallo,

ich habe mir noch ein paar Gedanken gemacht:

- Über wieviele monatliche Rechnungen reden wir hier eigentlich?

- Gibt es mehrere Bankkonten die überwacht werden müssen?

- Sind diese elektronischen Kontoauszüge von Bank zu Bank verschieden oder gibt es da einen einheitlichen Aufbau?

- Was steht im Verwendungszweck wenn ein Kunde mehrere Rechnungen zusammen bezahlt?

- Was soll passieren wenn der Kunde nur eine Teilzahlung auf die Rechnung leistet oder unberechtigt Skto abzieht? Nur die Rechnungsnummer zu betrachten könnte u.U. nicht ausreichend sein.

Wenn ein Kunde in den Verwendungszweck nur die Kd.Nr. oder einen Zusatz wie 'lt. Avis' schreibt dann scheitert natürlich eine automatische Lösung über Excel komplett. Das kannst du nur händisch auflösen.

Und jetzt die Kardinalsfrage: Ist es sinnvoll das überhaupt mit Excel zu machen?

Ich habe hier meine Zweifel, weil ich den Aufwand für zu groß halte. Allerdings kenne ich auch nicht euere betrieblichen Gegebenheiten.

Wie macht Ihr eure Buchhaltung? Dort werden doch die Rechnungen über eine Kundennummer eingebucht. Die Zahlungen werden ebenfalls dort verbucht und dann ist dort doch eigentlich der richtige Ort für die OPOS-Liste. Ein Buchhaltungsprogramm sollte das können - evtl. muss ein entsprechendes Modul zugekauft werden.

Die Kosten sollten aber relativ schnell wieder drin sein, denn mit dem Führen der OPOS-Liste ist es ja nicht getan, denn irgendwann muss vermutlich gemahnt werden und das kann möglicherweise direkt auf dem Buchhaltungsprogramm erledigt werden.

Wie gesagt, nur mal so ein paar Gedanken, ob sich der Aufwand mit Excel in diesem Fall wirklich lohnt.

[schauan]

Hallöchen,

wenn Du den Kontoauszug nach Excel kopierst, könntest Du mit ZÄHLENWENN prüfen, ob die Rechnungsnummer enthalten ist. Das kannst Du z.B. in einer bedingten Formatierung verwenden. Allerdings hat die Sache so zwei + x Haken.

- Du dürftest den Kontoauszug nicht mit dem nächsten überschreiben sondern musst alle schön der Reihe nach z.B. untereinander einfügen
- Die Rechnungsnummer müsste entweder immer in der gleichen Spalte stehen oder so eindeutig sein, dass es egal ist, wo sie steht
- siehe voriger Anstrich - wenn jemand seine Postleitzahl angibt sollte das nicht mit einer Rechnungsnummer kollidieren
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