Zugriff auf Excel-Daei überwachen und melden

[lars.koester]

Hallo Forum, ich habe folgende Frage:

ich befinde mich in einem MS-Netzwerk (Domäne) bei einem Kunden. Meine Aufträge hier beim Kunden bekomme ich (zugegeben sehr mittelalterlich) über eine Exceldatei. Diese Excel-Auftragsdatei liegt auf einem Serverlaufwerk. Der Auftraggeber bei meinem Kunden öffnet die Datei mehrfach am Tag und trägt in eine Tabelle neue Aufträge ein. Datum, Melder, Störungsbeschreibung...etc. Ich wiederum öffne die gleiche Datei an meinem Arbeitsplatz ebenfalls mehrfach am Tag um zu schauen ob neue Aufträge eingetragen wurden, also sprich: Ich prüfe mehrfach am Tag ob die gemeinsam genutzte Datei verändert wurde indem eben was neuen eingetragen wurde.

Ich bin auf der Suche nach einer Möglichkeit, einer Einstellung oder einem Tool, mit welchem ich die Zugriffe des Auftraggebers auf die eine Auftrags-Exceldatei überwachen kann. Ich stelle mir vor, wenn mein Auftraggeber beim Kunden die gemeinsame Exceldatei öffnet um was neues einzutragen, automatisch z.B. eine Email an mich gesendet wird. Mir geht es da drum zeitnah mitzubekommen wenn ein neuer Auftrag in die Tabelle eingetragen wurde, damit ich dann ebenso zeitnah die Datei öffnen und mir den neuen Auftrag direkt ansehen kann und ihn bearbeiten. Da meine Aufgaben beim Kunden sehr umfangreich sind und ich auch nicht permanent am PC sitze, sondern viel auf dem Firmengelände des Kunden unterwegs bin, bekomme ich zeitkritische Aufträge die in die Auftrags-Exceldatei eingetragen werden oft erst sehr spät mit. Hierfür erhoffe ich mir hier Hilfe.

[BigJane]

Hallo Lars,

eigentlich würde ich in diesem Fall lieber eine Alternative außerhalb von Excel suchen (ich bin jetzt nicht der Google Formular Kenner aber ich meine man kann dort z.B. die gesendeten Formulare in Excel speichern und auch eine Benachrichtigungsmail senden lassen). Sprich ich will damit sagen dein Kunde/Auftraggeber sollte auf die Excel höchstens Leseberechtigung haben und neue Eintragungen/Aufträge nur über ein Formular machen können. (egal ob jetzt Google oder ein Anbieter mit sichereren Datenverbindungen)
Sollte es dennoch zwingend Excel sein müssen solltest du dich mit VBA und Events auseinandersetzen, für deine Zwecke tust du dann nicht darum herum kommen.

[lars.koester]

HAllo BigJane,

danke für die Antwort. Tatsächlich ist es so das der Kunde bei dem ich arbeite (ich bin bei einer anderen Firma angestellt und immer beim selben Kunden, bin aus Kundensicht also Fremdfirma!) ein so genannter Global Player ist und vom Hauptsitz aus recht strenge vorgaben hat was die IT betrifft. Excel ist Konzernvorgabe, bzw. es ist unzulässig alternative Quellen wie z.B. Google zu nutzen. Wenn ich ein Überwachungstool überhaupt installieren kann, dann nur auf meinem lokalen Client. Geht sowas mit VBA? Da bin ich gar nicht im Thema und müsste mir das erst irgendwie langwierig aneignen.

Ich hatte tatsächlich die Hoffnung das es irgend ein Windows-Boardmittel gibt, entweder im Windows oder vielleicht sogar im Excel. 

Aber trotzdem danke für die Antwort.

[BigJane]

Mit VBA geht es auf jeden Fall. Um dir bei einem Code zu helfen müsste man aber deutlich mehr wissen also z.B. wann genau soll das Event ausgelöst werden (wirklich beim Öffnen oder beim Ändern irgendwelcher Zellen?) - du willst ja pro Auftrag nur eine Mail erhalten und vermutlich nicht bei jedem Öffnen auch wenn es nur fürs Lesen war - du würdest dir ja sonst auch selbst Mails senden.

Allerdings ist VBA häufig durch strenge Richtlinien in den Unternehmen gar nicht oder nur mit Signatur erlaubt.

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Ist es ansonsten wirklich streng Excel oder eher MS Office? Vielleicht wären ja auch die Möglichkeiten der anderen Apps eine Variante? z.B. Planner in Teams?

[oee]

Ich würde eine Exceldatei im Hintergrund laufen lassen, die im Minutentakt die DateLastModified-Eigenschaft deiner Datei überprüft und Alarm schlägt, wenn sich die Eigenschaft ändert.
z.B. Sowas:

Code:

Public Sub ShowFileAccessInfo(Datei)
    Dim fs, f, s
    Set fs = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    Set f = fs.GetFile(Datei)
    s = UCase(Datei) & vbCrLf
    s = s & "Created: " & f.DateCreated & vbCrLf
    s = s & "Last Accessed: " & f.DateLastAccessed & vbCrLf
    s = s & "Last Modified: " & f.DateLastModified
    MsgBox s, 0, "File Access Info"
End Sub

[Dragons]

Guten Abend,

wenn der Kunde kein eigenes System hat! Hat deine Firma ein Tiketsystem?

Vorschlag 1:
Kunde schreibt eMail an deine Firma oder eine Supportadresse (auf diese hast du dann Zugriff) so erhälst du direkt ohne ein weiteres Tool deine Aufgabe.

Vorschlag 2:
Kunde schreibt dir direkt eine Mail mit einer Outlookvorlage, daraus erstelllst du dir dann eine Aufgabe in Outlook und kannst diese abarbeiten, dokumentieren und zur Abrechnung verwenden.


VG

Uwe