sverweis oder index oder was???

[Rabe]

Hi hanne,

@Ralf: Deinen 1. Lösungsvorschlag fand ich auf Anhieb einfach genial. Habe es gleich ausprobiert und es funktioniert. Aber... in der tägliche Arbeit müsste ich dann ja einen Rechnung fürs laufende Kalenderjahr erstellen und speichern (im richtigen Ordner) und dann das Ganze gleich im Ordner des nächsten Jahres speichern, aber gleich noch alle Inhalte löschen. Ich fürchte, das ist ziemlich fehleranfällig für mich und meine Kollegen.
Dein 2. Lösungsvorschlag funktioniert nicht, da im Ordner des neuen Kalenderjahres ja noch keine Rechnung drin ist und dann ständig das Auswahlfenster erscheint, das ich mit "Abbrechen" wegklicken muss.

1.) das für das Folgejahr mußt Du doch erst am Ende des laufenden Jahres ein Mal machen. Und gelöscht werden muß da nix, denn es gibt ja dann neue Daten.
2.) Wenn Du die Dateien das alten Jahres in den des neuen kopierst, gibt es da doch Rechnungen.

[hanne55]

Hallo Ralf,

vielen Dank für die Rückmeldung. Stimmt schon, das ist ein sehr, sehr guter Weg, aber auch sehr arbeitsintensiv.


Ich habe inzwischen "meine Dateien" hochgeladen und auch erklärt, wie ich vorgehe. Hast du oder irgend jemand in diesem Forum einen Vorschlag, wie ich es besser machen könnte?

Auf jede Antwort freue ich mich.

Danke Hanne

[Ego]

Hallo Hanne,

da schon Februar ist, gehe ich davon aus, dass die Dateien für 2017 schon eingerichtet sind.

Wenn für euch die Daten in der Datei Aufwandsentschädigung als Auswertung genügen, würde ich in diesem Jahr auch keine Änderungen der Datenstruktur durchführen.
Aber wäre es nicht auch interessant mehr aus den Daten zu lesen? ZB.:

Wer war in den letzten drei Monaten bei Familie Bauer eingesetzt?
Wer hatte beim letzten Sommerfest Einsatz?
Bei welchen Familien hat Anton Abel im letzten halben Jahr gearbeitet?
....

Ich habe drei Themen, zu dem ich was schreiben möchte.

1) Gleichartige Daten sollten, wo es möglich ist, in einer und nur einer Tabelle verwaltet werden.
Mein Vorschlag wäre, besonders wenn mehr Auswertungsmöglichkeiten gewünscht sind, alle Zeiten der Mitarbeiter in einer Datei zu schreiben und die Daten in benannte Tabellen zu verwalten (siehe Anlage).
Ich würde in dieser Datei 6 Arbeitsblätter anlegen:
a)"Erfassung"
Hier sollten in einer Tabelle nur die zu erfassenden Aufwandsdaten und eventuell einige Formeln zur Prüfung der Eingaben stehen.
b) "Abrechnung"
Zum Druck der Monatsabrechnung nach Eingabe der Mitarbeiternummer und des Monats werden die Daten zum Druck gefüllt.
Man könnte auch über ein kleines Makro für einen Monat die Abrechnungen aller oder aller ausgewählten Mitarbeiter auf einmal drucken ohne 500 Datein zu öffnen, das Monatsblatt auszuwählen,zu drucken und die Datei wieder zu schliessen.
c) "Auswertung" und d) "Pivot"
Im Arbeitsblatt Auswertung werden die Eingabedaten mit Auswertungsformeln zusammengeführt. Die eigentliche Auswertung geschieht dann auf Basis dieser Daten im Blatt "Pivot".
Du kannst ja einmal in der beigefügten Datei in diesem Arbeitsblatt mit der rechten Maustaste auf die Tabelle klicken. Dann wird ein Fenster geöffnet, in dem du mit der Maus die einzelnen Elemente der Datei "Auswertung" in die endsprechenden Abschnitte der Pivotauswertung schieben kannst. Fragestellungen wie oben beschrieben lassen sich dann bei einiger Übung in Sekunden lösen.
e)"Mitarbeiter"
Deine bisherige Mitarbeiterliste
c)"Parameter"
Werte wie Betreuungsart, stündliche Entschädigung, Kilometerpauschale (siehen auch 3))

Ich habe in der Anlage einmal ein Beispiel erstellt. Das Arbeitsblatt "Abrechnung" muss noch richtig eingerichtet werden.

2) Falls ihr euch entscheidet auch im Jahr 2018 wie bisher vorzugehen.
Dann fallen die Arbeiten, die du in diesem Jahr zur Einrichtung des neuen Jahres machen mustest ja wieder an.
Lass dir dann einige Wochen vor dem Jahreswechsel von Mitarbeitern eines Excel-Forums ein kleines Makro schreiben das für aus der Mitarbeiterliste ausgewählte (durch ankreuzen) Mitarbeiter aus der Vorlager die Mitarbeiterdateien erzeugt. Für erfahrene Excelprogrammierer sind das nur einige Minuten Aufwand.
Die Verknüpungen kannst du dann, wenn die Dateien angelegt sind, über Suchen und Ersetzen anpassen.

3) Berechnungsparameter
Aus meiner Sicht hast du in den Abrechnungsdateien zu viele Parameter fest eingetragen:
Wenn ihr im Laufe eines Jahres eine neue Betreuungsart einführt oder sich die Aufwandspreise oder die Kilometerpreise ändern must du alle 500 Mitarbeiterdateien und dort mehrere Blätter anpassen. Eine Verknüpfung zu zeitabhängigen Parametern über ein Arbeitsblatt "Parameter" in der Mitarbeiterdatei direkt in der Vorlage könnte einige Arbeit ersparen. (siehe Anlage)

[hanne55]

Hallo Helmut,

oh Mann, hast du dir eine Menge Arbeit gemacht. Vielen, vielen Dank.

Deine Anmerkungen verstehe ich gut. Und du hast natürlich recht mit der Aussage, wenn sich was ändert, dann wird es echt blöd. Deine Tabelle muss ich erst studieren. Mir ist ein Rätsel, wie Menschen wie du so viele Formeln kennt. Ganz ehrlich, keine Einzige, die du geschrieben hast, habe ich je gesehen.

Ich melde mich noch einmal, falls ich Fragen dazu habe.

Schönes Wochenende
Hanne

[BigSix]

Wollte grad bei anfangen... aber der Helmut hat's schon toll gemacht.
Wenn man sowas macht ist es immer wichtig, ALLE Bezüge in einem Blatt zu erstellen.

lg... Andy

[hanne55]

Guten Abend Helmut,

ich glaube, du hast für uns eine perfekte Arbeitsmappe erstellt. Glaube mir, die möchte ich ab sofort einsetzen, aber ich kann’s nicht - heul, heul.

Du schreibst, dass du 6 Tabellenblätter anlegen würdest. In deiner Mappe sind aber nur 5 Blätter, die "Erfassung" fehlt.

Also habe ich jetzt ein Blatt "Erfassung" angelegt und die Überschriften wie im Blatt "Auswertung" übernommen. Daten von Abel verändert - ohne Auswirkung auf die Auswertung. Anderen Mitarbeiter eingetippt, die Formel in der Auswertung ausgefüllt, Ergebnis #WERT. Habe den Blattnamen richtig geschrieben, aber =Erfassung[@Name] usw. zieht mir nix aus Zeile 11 der Erfassung in die Auswertung rein.

"Abrechnung"
Dein Beispiel in der Abrechnungsmappe ist Brigitte Bauer. Sie hat die MA-Nr. 2. Du schreibst, „nach der Eingabe der MA-Nr. und des Monats“ Wie soll ich den Monat schreiben? Januar oder Januar 2016 oder 01/2016??? Habe in den Zellen C2, C4, C5 und C7 keine Formel gefunden. Das sieht nach „Hexenwerk J“ aus.

Kannst du mir bitte weiter helfen?

Gruß Hanne

P.S. Dachte bis jetzt, dass ich in Excel gar nicht sooooo ahnungslos bin. Aber durch all die Beiträge hier im Forum weiß ich, dass ich tatsächlich keine Ahnung habe.

[Ego]

Hallo Hanne,


a) Zu der Datei
Ich hab meine gesendetet Datei noch einmal aus dem Forum heraus geöffnet. Bei mir gibt es weiterhin 6 Arbeitsblätter. Um an das erste Blatt "Erfassung" zu kommen muss nur in der Fussleiste nach links navigieren.
Oder erscheint bei dir beim Öffnen eine Fehlermeldung, weil deine Excel-Version von mir erstellte Objekte nicht verarbeiten kann?
Dann müste ich noch einmal überlegen, wie man diese Objekte in deiner Excelversion umsetzt.

b) Zum Arbeitsblatt "Auswertung":
Ich hatte ja geschrieben, dass ich dieses Blatt noch nicht eingerichtet habe. Ich wollte mir die Arbeit nicht machen bevor bei euch entschieden wurde vom bisherigen Verfahren abzuweichen.
Die Datei ist keine Zauberei. Ich hatte nur die Zellen eines Blattes deiner Brigitte-Bauer-Datei in diese Arbeitsmappe kopiert und anschliessend die Verlinkungen gelöscht. Hierbei werden die Formeln durch Texte ersetzt.
Ich kann auf Wunsch die notwendigen Verlinkungen in dieses Arbeitsblatt einbauen.  Erst einmal bis auf die Übernahme der Monatseinträge aus der Erfassungstabelle. Diese Aufgabe würde ich gern unserem Opa Edgar überlassen, da er sehr viel schneller sehr viel effektivere Formel-Lösungen findet.
Wenn er in den nächsten zwei Tagen keine Formeln vorschlägt, würde ich mich dann noch einmal melden.

c) Zum Monat
Auch wenn in der Anzeige der Tag nicht ausgewiesen wird, sollte man für den Monat einen Kalendertag eintragen und zwar normalerweise den ersten des Monats. Formeln und Programme die dieses Feld benötigen werden dann einfacher als wenn hier ein Text steht.

[hanne55]

Hallo Helmut,

das ist wirklich peinlich  Natürlich ist die "Erfassung" in deiner Mappe. Sorry. Habe jetzt gleich 2 weitere Mitarbeiter eingetragen und es funktioniert einwandfrei! DANKE.

Was die Abrechnung anbelangt, hoffe ich auf Opa Edgar. Habe in den letzten 2 Tagen schon viele seiner Beiträge gelesen und bin einfach nur sprachlos. Trotzdem werde ich jetzt ein bisschen rumprobieren. Müsste ja mit WENN(UND…. irgendwie gehen – oder?

Und was den Monat anbelangt - ??? Glaubst du wirklich, dass die Abrechnung in Zelle F16 versteht, alle Tage im Januar aufzulisten, wenn ich 1.1.17 eintippe? Boah, da bin ich ja mal gespannt.

Schönen Abend und einen richtig tollen Sonntag wünscht dir und der gesamten „Foren–Gemeinschaft“
Hanne

[Ego]

Hallo,

noch zwei Fragen.

1) Ich habe ja vorgesehen, dass sich die Kilometerpauschale auch innerhalb des Monats ändern kann. Dann sollte man zumindest diese Pauschale in den Tabellenbereich mit aufnehmen. Einverstanden?
2) Habt ihr unterschiedliche Klassen (sorry Gruppen) von Mitarbeitern, die für die gleiche Arbeit unterschiedlich entschädigt werden oder ist dies demnächst zu erwarten?

[Ego]

Hallo,

hab im Arbeitsblatt Auswertung einmal die Zellen verformelt (Ausser die grün markierten Bereiche). Kannst ja einmal ´schauen was fehlt.