Ich danke euch zwei auf jeden Fall. Das schau ich mir Morgen mal in Ruhe an und versuche alles zu verstehen.
Zu der Frage von Ralf. Ich bin mit dieser Art von Verwaltung nicht glücklich. Und natürlich muss ich alles von Hand eintragen und ändern (auch das Alter etc.)... Mein vorheriger Arbeitgeber verwaltet alle Kinderdaten in einem Programm und dieses zeigt dann auch alles automatisch an. Aus diesem Grund versuche ich mir das so einfach und übersichtlich wie möglich zu machen. Im Moment hängen 70 Karteikarten mit Daten von den Kindern an einem Whiteboard. Dass ich alles manuell eintragen muss und dabei höllisch aufpassen muss dass alles korrekt ist, ist hoffentlich keine langfristige Lösung und dauert nicht so lange.
Besser wäre es allemal, wenn ich nur die Daten der Kinder eingebe und Excel mir automatisch sagt, wann ich wie viele Kinder in der Gruppe habe und wann ich wieder neue aufnehmen kann. Ich hoffe ich konnte noch weiter Licht ins Dunkle bringen, sage nochmals danke für die Hilfe und falls es noch Ideen gibt, freue ich mich um so mehr.
(12.04.2025, 20:25)T33Z3D schrieb: Besser wäre es allemal, wenn ich nur die Daten der Kinder eingebe und Excel mir automatisch sagt, wann ich wie viele Kinder in der Gruppe habe und wann ich wieder neue aufnehmen kann.
Exakt das ist ja der Sinn der PQ-Lösung... Da aber keiner die genauen Anforderungen kennt, kann auch keine passende Lösung erstellt werden...
Du brauchst vermutlich nicht nur die Anzahl der Kinder, sondern auch eine passende Anzahl von Betreuern?
Der sicherste Ansatz für einen Irrtum ist der Glaube, alles im Griff zu haben. Nur, weil ich den Recorder bedienen kann, macht mich das noch lange nicht zum Musiker.
mit PQ meinst du "Power Query"? und damit die Möglichkeit, dass die Daten in Tabellenblatt 1 eingetragen werden und in Tabellenblatt 2 automatisiert ausgegeben werden. Sorry mein Excel Wissen ist leider sehr niederschwellig, vielleicht sollte ich da mal einen Grundkurs besuchen.
Gerne kann ich die Situation noch etwas ausführlicher beschreiben. Die Anforderung nüchtern betrachtet ist, die Kita hat Platz für 3x10 Kinder von 1-3 Jahre, 2x 20 Kinder von 3-6 und 1x für 20 Kinder von 2,5-6 Jahre. Die 6 Jahre stehen stellvertretend für den Schuleintritt. Herr T33Z3D nehmen Sie bitte so viele Kinder auf wie möglich, ohne dass sich etwas überschneidet und Sie verwalten alles auf ihre Art und Weise.
Die Nachfrage wegen den Betreuern macht Sinn, ja. Im Moment ist das Team noch nicht vollständig. Ändert sich aber im September und für diesen Betreuer/Kind Schlüssel gibt es eine Excel vom Land. (Falls interessant, hänge ich die Datei zum Thema Betreuer mal an). Alles in eine Excel integriert, wäre natürlich smart aber ich glaube fast, da bekomme ich den Träger schneller dazu eine Verwaltungssoftware anzuschaffen.
Und jetzt nochmal so, dass ich hoffe, alles verständlich widergegeben zu haben.
Gruppe 1: 10x Kinder von 1-3 Jahre Gruppe 2: 10x Kinder von 1-3 Jahre Gruppe 3: 10x Kinder von 1-3 Jahre
Diese Kinder kommen automatisch mit dem 3. Geburtstag in eine der folgenden Gruppen. Heißt für mich, ich kann nur so viele Kinder über 2,5Jahre von extern aufnehmen, wie es noch Plätze gibt, nachdem die Kinder von Gruppe 1-3 eingeplant sind.
Gruppe 4: 20x Kinder von 2,5-6 Jahre Gruppe 5: 20x Kinder von 3-6 Jahre Gruppe 6: 20x Kinder von 3-6 Jahre
Die Einrichtung hat also Platz für insgesamt 90 Kinder. Bei den Gruppen 1-3 zählen die U3-Kinder immer 1Platz und in Gruppe 4 zählen die Kinder unter 3 doppelt.
Ich möchte mir also eine Excelhilfe bauen, mit der ich die KiTa zuverlässig mit Kindern belegenen kann, ohne mir händisch auf einem Whiteboard alles aufzukritzeln. Im Grunde genommen, muss die Belegung auch nach Jahren noch nachvollziehbar sein und für Statistische Zwecke sollte es auch geeignet sein, Hierfür muss einmal im Jahr die Belegung dem Land gemeldet werden, etc. Ich denke ihr merkt, dass dieses "händische" Belegungsverfahren sehr veraltet ist, vor allem in Anbetracht dessen, dass es mehrere vorgefertigte Softwarelösungen für das ganze Anmelde und Verwaltungsverfahren gibt.
Respekt wer sich das ganze Anliegen zu Gemüte führt und nach wie vor Lust zu hat, mir mit diesem Problem zu helfen.
13.04.2025, 10:05 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 13.04.2025, 10:05 von Ralf A.)
(13.04.2025, 08:21)T33Z3D schrieb: 1.: mit PQ meinst du "Power Query"? und damit die Möglichkeit, dass die Daten in Tabellenblatt 1 eingetragen werden und in Tabellenblatt 2 automatisiert ausgegeben werden. Sorry mein Excel Wissen ist leider sehr niederschwellig, vielleicht sollte ich da mal einen Grundkurs besuchen.
2.: Die 6 Jahre stehen stellvertretend für den Schuleintritt.
3.: Gruppe 1: 10x Kinder von 1-3 Jahre Gruppe 2: 10x Kinder von 1-3 Jahre Gruppe 3: 10x Kinder von 1-3 Jahre
Gruppe 4: 20x Kinder von 2,5-6 Jahre Gruppe 5: 20x Kinder von 3-6 Jahre Gruppe 6: 20x Kinder von 3-6 Jahre
4. :Diese Kinder kommen automatisch mit dem 3. Geburtstag in eine der folgenden Gruppen. Heißt für mich, ich kann nur so viele Kinder über 2,5Jahre von extern aufnehmen, wie es noch Plätze gibt, nachdem die Kinder von Gruppe 1-3 eingeplant sind.
Moin,
und was bitte, hat das alles mit Deiner angehängten Datei zu tun? Absolut nichts.
Was gebraucht wird, sind die Daten der Kinder, die auf Deinen Karteikarten stehen. Also nicht, ob Kevin Meier in der Eimergasse 10 wohnt, sondern alle erforderlichen Attribute wie Name, Vorname, Geburtsdatum etc. Und zwar alle, die Du irgendwann irgendwie für irgendwas mal verwenden willst/musst. Ansonsten kommst Du das nächste Mal angedackelt und hast neue Anforderungen. Mach mal eine Datei mit 10 - 20 Datensätzen (und möglichst mindestens einem Alterskandidaten für jede Gruppe) fertig. Und bitte OHNE Schreibschutz!
ZU 1, Ja, ich meinte Power Query. Und ein Grundkurs schadet niemandem. Nach dem Grundkurs muss man aber nicht aufhören...
Zu 2., hättest Du Dir meine Tabelle wenigstens mal angesehen,dann hättest Du festgestellt, dass ich das 6. Lebensjahr schon pauschal berücksichtigt hatte. Ich weiß auch noch nicht, warum ich mich bei solch desinterssiertem Verhalten Deinerseits noch weiter für Dein Projekt interessieren sollte... Allerdings bleiben sicher nicht alle bis zum 6. Gebtag. Einige ziehen vielleicht um und gehen eher., andere bleiben evtl. länger....
Zu 3. das sind die einzig brauchbaren Infos in Deinem ganzen Wortschwall....
Zu 4. "automatisch mit dem 3. Geburtstag "? Dann bräuchtest Du eine tagesaktuelle Auswertung. Nicht jedes Kind hat am Monatsende Geburtstag. Wie soll also vorgegangen werden, wenn es am 13, 15. oder 16. Geburtstag hat?
Der sicherste Ansatz für einen Irrtum ist der Glaube, alles im Griff zu haben. Nur, weil ich den Recorder bedienen kann, macht mich das noch lange nicht zum Musiker.
ich sehe eine Menge kluger Überlegungen zu diesem Thema. Hut ab vor soviel intensiven Überlegungen. Zum Glück habe ich nicht alles VORHER gelesen. Dann verstrickt man sich schnell in -anderes- Denken!
So ging ich wieder mal meinen eigenen Weg, und stelle euch meine recht einfache "simpel Lösung" vor. Man nehme ein Targetmakro, und probiere so lange bis man mit dem Ergebnis zufrieden ist. Mal sehen ob mir das gelungen ist. Notiz: Ich bin NICHT Supermann, und NICHT unfehlbar.
Man gebe für jedes Kind eine 1 oder 2, oder den Buchstaben "a" oder "b" ein und schaue was passiert! Der Vorteil einer Zahl wäre, das man statt der Makro Funktion eine Summenformel verwenden kann. Das Targetmakro setzt die Farbe aus Zelle A122/A123, und kann sie auch als -Schriftfarbe- setzen! Im Augenblick wird der Wert nach der Eingabe gelöscht. Diese Codezeile kann man beliebig löschen.
Damit man die Fabe zurücksetzen kann ist das Zeichen "#" als Löschzeichen vorgesehen! Das Targetmakro ignoriert alle Columns die breiter sind als 4, z.b. Vor+Nachname, Leerspalten. Mir ist aufgefallen das das Function Makro bei Eingaben eine kurze Zeitverzögerung verursacht. Würde man das auf Summenformel ändern könnte die Eingabe m.E. schneller gehen.
Jetzt bin ich sehr gespannt wie diese Lösung ankommt.
danke für dein Feedback. Ich sehe ein, dass es hier mit den vorhandenen Infos nicht weiter geht und das Projekt mehr Infos braucht. Über das Forum wird es vor allem mit meinem jetzigen Wissen nicht einfacher. Ich glaube aber du hast schon einen guten Einblick auf was ich hinaus möchte Ich berücksichtige deine aufgeführten Punkte, stelle eine plausible Datenbank zusammen, fuchs mich mehr in die Materie ein und melde mich ggf. wieder.
P.S. Die Datei hat mit dem Projekt nur bedingt was damit zutun ja aber das habe ich ja dazu geschrieben.
13.04.2025, 12:44 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 13.04.2025, 12:46 von Ralf A.)
...zumindest für die Erfassung ginge es auch ganz ohne PQ oder VBA. Nur mit Formeln und bed. Formatierung. Dürfte aber wohl für mittel- unf langfristige Planung nicht ausreichend sein... Händisch ausgefüllt werden müssen nur die Spalten Nam bis GebDat, das Anmeldedatum und die Auswahl der Gruppenzuteilung. Der Gruppenvorschlag erfolgt via Formel in Abhängigkeit vom Alter, damit die entsprechende Zuteilungsfindung erleichtert wird. Zumal man auch die Gruppenstärke zur Entscheidungsfindung einbeziehen kann.
Wobei ich statt der 1 und 2 oder der Farben gleich die entsprechenden Kapazitätsgrenzen der jew. Gruppen (also 10 und 20) verwenden würde... (Farben kann man trotzdem setzen)
Der sicherste Ansatz für einen Irrtum ist der Glaube, alles im Griff zu haben. Nur, weil ich den Recorder bedienen kann, macht mich das noch lange nicht zum Musiker.
(11.04.2025, 20:08)T33Z3D schrieb: ... ich arbeite seit Kurzem als Leitung in einer Kindertagesstätte. Hier ist es so, dass ich immer einen Überblick haben muss, wie viele Kinder angemeldet sind, damit ich die Einrichtung nicht überbelege. Leider nutzen wir keine Software dafür ...
Hallo Tobi,
als Leitung hast du es doch selber im Griff, ob du entsprechende Software einsetzt oder nicht. Nur mit der Verwaltung der Kinder in Excel ist es doch nicht getan, da fallen doch viel mehr Aufgaben an und genau dafür gibt es auch entsprechende Software. Anstatt jetzt rum zu experimentieren und das Rad neu zu erfinden, könntest du die Zeit sicherlich auch anderweitig sinnvoll verwenden
Ich habe mir mal die Preise angesehen. Ausgesprochen preiswert, wenngleich Stand 2021? 400,- bis max. 550,- sind als Arbeitszeit-Äquivalent schnell "verballert", wenn man die echte relationale Datenbank mühsam in Excel nachstellen will! Klar, erfordert Einarbeitung. [off topic] Ich hatte mir mal eine Hausverwalter-Software von Lexware zugelegt. Da sprechen wir von ganz anderen Kosten.
Gruß Ralf
Gib einem Mann einen Fisch und du ernährst ihn für einen Tag. Lehre einen Mann zu fischen und du ernährst ihn für sein Leben. (Konfuzius)
als Leitung hast du es doch selber im Griff, ob du entsprechende Software einsetzt oder nicht. Nur mit der Verwaltung der Kinder in Excel ist es doch nicht getan, da fallen doch viel mehr Aufgaben an und genau dafür gibt es auch entsprechende Software. Anstatt jetzt rum zu experimentieren und das Rad neu zu erfinden, könntest du die Zeit sicherlich auch anderweitig sinnvoll verwenden
Dein Gedanke ist vollkommen richtig. Als Leiter der Kita entscheide ich für was ich das kleine Budget ausgebe. Doch ganz so einfach ist dann leider auch nicht. Der Arbeitgeber ist eine Kommune mit mehreren Kitas und ich bin nun seit 01. April dabei. Ich muss nicht nur das Große Ganze hinter der Kita begreifen, sondern auch die Struktur hinter allen Kitas. Soll heißen ich muss erstmal verstehen, warum bisher dieser Anmelde und Verwaltungsakt noch nicht vollkommen digitalisiert wurde, wie es in den Kommunen ringsherum der Fall ist. Dann wird eine solche Verwaltungssoftware immer für alle Einrichtungen übernommen, was Abstimmung mit den anderen Leitungen und dem Arbeitgeber bedarf. Zudem malen die Mühlen im öffentlichen Dienst etwas langsamer, als in der freien Wirtschaft. Das alles ändert nichts daran, das bereits Kinder in der Kita sind und auch ein ständiger Wechsel in den nächsten Monaten stattfindet. Rechnen tut sich das Ganze auf jeden Fall nicht nein, ich habe einfach Lust mich in die Materie reinzufuchsen, weil ich die Möglichkeiten mit Excel ziemlich cool finde. Deshalb war meine Intention hier auch zu keiner Zeit, dass mir jemand von euch eine funktionierende Datei bastelt. Mein Fehler war vor allem zu voreilig hier einen Post zu erstellen, ohne mich mehr mit der Materie zu beschäftigen. Deshalb werde ich jetzt auch nicht auf die weiteren Vorschläge eingehen, im Moment versuche ich noch die Vorschläge von Ralf und Gast mit Hilfe von KI zu verstehen und umzusetzen. Was ich aber sagen kann ist, dass Excel und die Möglichkeiten dahinter mir gerade viel Spaß bereitet.
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